事業を劇的に改善してくれた理想組織のためのツールとシステム

★10年間を振り返るシリーズを考える中で、「人」の要素は避けられないものです。今朝は、その難しい「人」の要素を助けてくれている、ツールたちと、それぞれが有機的に作用して創りだしてきたシステムをご紹介させていただきます。

■健全なビジネスは健全な理想組織から生み出される
「健全なビジネスは健全な理想組織から生み出される」ようです。経営とはそれを実現するための科学なのではないかとも思わせられています。観察し、仮説を立てて、試して、結果を見て、また仮説を立てて試して。この科学的サイクルです。

人は誰でも多様に変化します。いい面もあれば悪い面もあります。朝は良くても夜には悪化するものでもあります。それらが万華鏡のように変化しています。理想組織では、こまごまと出てくる悪い面を早いうちに解毒(げどく)し、いい面を集めて力を結集します。どうやらここには近道はありません。

ご紹介させていただくツールたちは、その理想組織を実現するために、いろいろな人からいただいたアイディアや提案などから発想し、それぞれを形にしてきたものです。ツールたちは、会社のそれぞれの段階に合わせ、それぞれに変化をしながら定着しています。ツールの運用を継続可能にしてくれているのは朝一の作業習慣です。そしてそれらがシステムとして機能するのです。

■理想組織への道中に生まれてきたツールたち
【朝メール】
「主要連絡事項」、「昨日までのいいニュース」、「ほぼ毎朝エッセー」、「スケジュール」、「DR (Daily Report)への返答」という構成のメールです。営業日朝に全社員に向けて発信しています。2004年1月にスタートしました。このオルタナブログでは、この【朝メール】の中の「ほぼ毎朝エッセー」の部分を一般向けに書き直してシェアさせていただいています。

DR (Daily Report)
DRは、アルバイトを含めた全メンバーが、いわゆる日報として、全員のメーリングリスト宛てに発信しているものです。毎日あったいいニュース、[Good News]という項目をひねり出して書いてもらっているのが独特です。2004年8月にスタートしました。[Good News]が加わったのは2007年10月からです。[Good News]をシェアするのは、その人の性格も出るのでメンバー間の一つの楽しみであったりもします。

行動計画表
巨大なエクセル表です。案件の成約毎に変わる売上高、各種費用、月末残高など、会社として重要なキャッシュフローを予測するための表です。案件成約の確度でその年度の月末残高予測が自動集計されるものです。過去５年間の全案件が１円単位で記録されていて、予算を立てる際の事業予測モデルとしても使っています。キャッシュフローが見えて初めて安心が得られます。理想組織は安心の上に成り立ちます。2005年2月にスタートしました。

TMC
Ten Minutes Conversation、そしてTenが必要に応じてTwentyにもThirtyにもなる、月１回の個別面談です。普段の会話、メールや会議などからでは伝わりづらい内容も個人別に話し合いがされます。普段は言いづらいようなことも話せる場になってきています。2007年10月からスタートしました。

ネクストアクション
やるべきことリストであるToDoではなく、次に起こすべきアクションを考え、約束し、実施されるまでをチェックする仕組みです。会議や顧客訪問などで決まったことを「誰が」「いつまで」「何をする」「どこに対して」という簡単な４つの項目で一定の形にまとめます。それを上記のDR (Daily Report)や、会議の議事録に記載します。これを【朝メール】作成作業の中で拾い集め、それぞれのアクションが期限通りに実施されているかをチェックしています。2009年1月からスタートしました。

以下次号・・・ 『10年間を振り返るシリーズ最終回です』

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※20100407 07:18 以下次号のリンクをつけました。