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悪いNEWSは誰だってできれば聞きたくないし、言いたくないわけですが、プロジェクトビジネスではいろいろ問題が大小発生し、それら悪いNEWSを伝えるべき人へ報告、相談するイベントは、多々起きてしまいます。
悪いNEWSを伝える手段の優先順位は、前にも古いエントリで書いたけど、
できるだけ「会って」、話して伝える。
メールのみは避ける。ただし取り急ぎなら工夫次第。
会えないときはせめて電話する。
ってことが基本だと思います。
あとは、伝え方なわけですが、聞き手のことを考えれば、（悪いNEWSが）できるだけ早く伝えることは重要です。ただし、状況によっては、その問題の解決策や解決期限、あるいはそれらをいつまでにどうやって考えるかの段取りについて、一緒に説明しないとばつが悪いこともあります。
私は、この「段取り」が一番重要と思っていて。
解決策や期限まで即時に思いつけばいいけれど、それを考えている間に月曜に発覚した問題の報告が木曜や金曜になることがままあるわけです。できるだけ当日、最悪でも翌日なるはやで、この「段取り」を添えたスピーディな報告・相談が、一番無難なコミュニケーションの手順と思っています。
報告が遅くなればなるほど、リカバリープランやバックアッププランもそれだけきちんとしたものが求められます。報告のための作業負荷が大きくなれば、リカバリーやバックアップにかける時間がうばわれ、またそれ以外の順調だった仕事もリスクが高まります。
なるべく早く、そして解決への段取りをそえて。これがポイントだと思うのです。
進捗管理の基本は、「管理者自ら状況を確認に行く」ことです。
すなわち、報告を待っているのではなく、待たずに自分の閃くタイミングでステータスを確認します。
何度も聞けば相手も嫌がる。とはいえ、相手が報連相するタイミングは、大抵の場合、管理者の望むタイミングではありません。
遅い。
情報量が乏しい。
原因分析がない。
対策がない。
でも、そんなもんです。人間心理、悪い話をそうそう能動的に上長に報告なんてしたくありません。
だから、能動的に情報を「取りに行く」のです。
月曜夜に起きたトラブルを木曜の昼に知っても、金曜日中に対策をうつことはできません。翌週も遅れや低品質は改善できない。さっさと教えてくれればいいのに。過去何度もそういう思いをしました。
でも、だからといってそれをとがめてもしょうがなくて、管理者なんだから、情報収集に責任を持つべきです。面倒くさいとか手間が増えるといわれても、問題を拾い集めるのは仕事なんですし。面倒くさいとか手間に対して策を講じる、工夫は必要なんだけど。
今日はたぶん、大きな２つの問題が発生から数日後に発覚したということで、私はクライアントから吊し上げられることになりそうです。（苦笑）でも、しょうがない。管理者の責任だし、部下仲間とはいえ、「やらかした」ことは事実なので。
まあ、金曜日だし、できるだけきちっと週末を終わらせたいですし。
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