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2005年11月11日 » |
FAXや電話も日常的に使いますが、ビジネスの現場で、電子メールの果たす役割がかなり大きくなっていると思います。
そして、いつの間にか何でもかんでもメールで送られてくるようになり、TOではなくCCも入れると、100を超える電子メールを日々受け取っているような状況になっています。
そんなわけで、すべての電子メールをじっくり読むことが出来ずに、会社の上司からのメールは青色や赤色で表示されるようにして見落としを無くすようにしたり、フラグを立てたりと工夫が必要になってきているのですが、困るのは、不適切なサブジェクトのついたメールです。
今までに一番多いのは
「お願い」
というメールです。
これだと中身がわからないので忙しいときにも関わらず開いてみると、
ここ3日とも差出人は違うものの3通とも中身は同じで
○○さんの連絡先をなくしたので教えてください
というものでした。
どうせならば、サブジェクトに
○○さんの連絡先をなくしたので教えてください
と書いてくれればそれで開かなくてすみますし、受け取った相手にも親切かなと思うのですが、どうでしょうか？
それから、2番目に多いのは
仕事のご相談
というメールです。
このタイトルが曲者なのです（笑）
開いてみると、仕事の相談は10件に1件しかなく、9件は
- 今度新製品を出すので宣伝してください。
- うちの会社には広報担当者がいないので、記者のリストをください。
- 海外の製品を日本で売り込みたいので、アドバイスください。
という、うちの会社のビジネス（ERP）には関係がなく、そのメールの差出人のビジネスに協力をしてくれという一方的な内容であることが多いのです。ネットのコミュニティに書き込むならまだしも、個人的なメールでこのようなものを送ってくる時点で、ちょっと変ではないかなと感じたりします。しかも、うちの会社には広報担当者がいないから記者のリストを・・・に関していえば、もう驚いてコメントさえ、できませんでした。
この手のメールも、サブジェクトに
うちの商品も宣伝して！
と書いてくれていれば開かずに済むのです。
これからは、
お願い というメールと 仕事のご相談 というメールは開くのは後回しにしようかなと思う今日この頃です。とはいっても、本当に重要な内容だった困るのでついつい開いてしまっています・・・これはメールを開封させる戦略なのでしょうか？
まあ、そんなこんなで、私は出来るだけサブジェクトに内容がわかるようなメールを心がけようと思っています。
しかし、会社によっては、サブジェクトに「転職」とか「飲み会」とかいう言葉を入れると、会社に内容がチェックされてしまうところがあると聞いたので、それらの言葉はサブジェクトには入れないようにしようと思っています。
また、忙しい相手にメールするときは、「ご返信は不要です」などの言葉を入れて、不必要に返信を迫ったりしない工夫や、また、確実に返事をもらいたい場合は、締め切りの2日ほど前にリマインダーメールを送るなどの工夫をしてみています。
しかしながら、まだ工夫の余地があるのかなと思っています。
忙しい中であっても、効率よく必要なメールを見つけて対応する方法、重要な相手からのメールにすぐに対処する方法、また相手にメールを送ったときに埋もれないような工夫をされている方がいれば是非教えていただきたいです。
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