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鳴り物入りで出たデスクトップサーチであるが、私にはいまいち使いづらいツールである。捜す場所の細かい指定が簡単にできないからだ。
私がファイルを捜すときには、それが仕事のケースでもプライベートにおいてでも、少なくともPCやサーバのどのあたりに目的のファイルがあるかは、ある程度目安はついていることのほうが多い。ツリー構造のディレクトリの最下層までは判らなくても、少なくとも最初の数階層くらいまでの目安はつくし、迷ったとしてもＡかＢかいずれかのツリーの配下にあるというくらいの目星はついている。
だからファイルを捜す際にデスクトップサーチを使ってキーワード検索をすると検索結果がずらずらと出て来すぎて使えないのである。結局デスクトップサーチをインストールしていてもエクスプローラーを使ってツリーを下に掘っていって、ある程度のところでエクスプローラーの検索で拡張子の絞込みを使って目的のファイルを捜すことのほうが圧倒的に多くなってしまう。
だいたい仕事の場合、どの文書にも同じようなテーマで同じような語句を書いてあることが多いし（専門なんだから仕方が無い）元は同じテンプレートをベースに内容だけ変えて複写新規で生み出されたファイルも多い。だから検索場所を分割せずにキーワード検索するとファイルが見つかりすぎてしまうのだ。ただこんなときでも拡張子やファイルの種類のオプションは便利だと思う。最近はほとんどの提案書はパワーポイントで作っているし、見積書なんかはExcelで作ってあるから捜すときの目的に併せて拡張子を指定すると絞り込める。
別にここに書いたことは、デスクトップサーチに関わらずエンタープライズサーチの場合にも言える。少なくとも業務用の文書を捜す場合はその文書のカテゴリであるとかテンプレートであるとかだいたいの保管場所を意識した上で捜していることのほうが多い。だから私がエンタープライズサーチの導入支援をする場合は、グーグルのように検索窓ひとつでネット内の全てからファイルを探す形式ではなく、検索対象となるインデックスをＭＥＣＥに複数分割して構築するのが普通だ。マニュアル系、フォーラム系、ニュース系といったように検索対象インデックスを情報種別に分けたり、イントラネット、Notes/Domino、Know-Whoデータベースというように格納場所別に分けておけば、検索結果が大量に出た場合でも絞込みがしやすくなる。（イメージ図参照）
なぜマイクロソフトもグーグルもデスクトップサーチで検索を実行する際に検索場所の細かい選択をする機能をつけないのだろうか。それともここに書いた私のデスクトップサーチの使い方がそもそも間違っているのか。もしデスクトップサーチを便利に有効活用している人がいればノウハウを伝授していただけると嬉しい。
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