フロー情報の効率的な管理（２）～寿命の長いフロー情報は分割して発信する
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間が空いてしまったがフロー情報を効率的に管理する方法の続き。
日本の組織の掲示板を見ていてしばしば出くわすのが、通達による指示のなかに手順ややり方までを全て盛り込んでしまっているもの。実はこれが曲者で、こういう情報は後から探すときに非常に見つかりにくい。
なぜなら手順ややり方といった情報は再利用することが多く、また必要な時にプルして使うストック型の情報だから、通常人は直観的に手続き集やマニュアルといったストック系の保管箱を検索してしまう。仮に通達に出ていたはずだと思い出しても、通達の場合何度も繰り返し出されている事が多く、そうなるとどれが最新なのか、あるいは今見ている情報が最新のものなのかが判らない。
これを回避するためには、出し手側で手順ややり方といったストック情報部分とそれを指示する部分を分割してあげることが大切だ。通達には、「誰に」「何時までに」「何を」して欲しいかを書き、手順ややり方は別途マニュアルなどストック系情報の保管場所に保管してリンクを貼るのだ。これによって検索性が上がるとともに、手続きが最新のものかを確認する手間が省ける。
ちなみに同じ指示を繰り返しだす場合は、通達に毎回同じタイトルを使うなどの配慮も行うとさらに良い。
こうしてストック系の情報を分離することでフロー系の情報は短期間で削除（あるいはアーカイブ）できるはずだ。日々処理すべき数の多いフロー系の情報はできるだけ不要なものはユーザの目に触れさせないほうが良いという考え方から言えば、１～２ヶ月経過したものは別の保管場所に移したほうが良い。