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私が社会人になってから、27年間毎朝やっていることがあります。
...と言っても、恐らく皆さんもやっていることです。
朝1番に当日行うべき仕事を全て書き出すようにしています。
頭の中にある「やらなければいけない仕事」を全て、毎朝、書き出します。
前日のメモを見て、参考にしたりしています。
「全て手書きで、毎朝書き出す」というプロセスが結構大切だと思います。
書いているうちに、その仕事で行うべきことを頭の中で整理しているのですよね。
一通り書き出した後は、今日中に完了させなければいけない仕事を明確にします。
常に考えているのは、「今、自分がやるべき仕事は何で、今日はどの仕事を完了すればいいのか？」ということ。
一通り書き出した後は、常に仕事の優先順位を考えながら、仕事を進めていきます。
ただ、優先順位といっても、必ずしも「重要な仕事」や「緊急な仕事」だけを優先するのではありません。
確かに、緊急度の高い仕事や重要性の高い仕事は、高い優先順位で取り組むべきことが多いのは確かですが、一日、あるいは一週間の仕事全体の量と品質を考えた場合、別の優先順位の観点も必要になります。
一つの考え方は、仕事の性質を考える、というものです。例えば以下のように、その仕事が自分だけで完了できるのか、他人との関わりで完了できるのか、という視点です。
【最優先順位】 仕事を進めるために相手からの返事が必要な仕事
まずは相手に、必要な情報をお伝えし、いつまでにどのような返事が必要かを伝えます。この際に、相手の処理時間も考慮します。夜中にいきなり依頼して、「明朝まで」というのは、なるべく行わないようにしています。（ただ、緊急の場合はこんなお願いも必要なりますので、事情をご説明します）
【2番目の優先順位】 相手が自分の返事を待っている仕事
こちらも相手にお願いすることが多いので、お互い様です。私が仕事を完了して相手に返すことで、相手も仕事を開始できる訳で、組織全体で、仕事のアウトプットが向上します
【3番目の優先順位】 自分だけで完結できる仕事
資料作成等ですが、これはいつでもできます。ですので、通常はこの優先順位は下げています。
もちろん納期などにより、優先順位が変わることもあります。自分で完結できる仕事を最優先で行う場合もあります。
仕事の優先順位を考える場合、他の視点もあります。自分のコンディションを考えて、どの時間帯にどの仕事をすると、アウトプットの質と量が高まるか、という考え方です。
これについては、日を改めてご紹介したいと思います。
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