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ナレッジマネジメント系のブログである「how to save world」でちょっと前になるがおもしろい内容が載っていたので、ここで紹介。
「メールを使ってはいけない時」という内容のこの記事では、最近はメール以外のツールも増えてきてそのほとんどは無料でも使えるということを前提に、以下の１０個の場面ではメールではなく他のツールを使うべきだと説いている。
- 悪いニュース、苦情または批評を伝える時
- 曖昧な情報や複雑を情報を探す（求める）時
- 承認を求めているとき（複雑な議論のあるものに）
- 数名に複雑な指示をするとき
- 長文ドキュメントにコメントを求めているとき
- 定期的に繰り返しグループから情報を要求する時
- 指示を多くの人々に伝える時
- コンセンサスを達成したいとき
- アイデアや議題を探索する時
- ニュース、おもしろいドキュメント、リンク、方針、ディレクトリ最新版、および他の'FYI'ものを送るために
（それぞれの詳細の解説も原文には書いてあるので、詳しく知りたい人はそっちを読んで欲しい）
ここにあげられた場面の大半は、これまでもいろんな人が言っていた内容とほぼ同じ事だ。悪い情報や重要な情報、複雑な事を伝達するのにはメールを使ってはダメだというのは既に多くの人が言っている。
私がこれを読んで今風だと思ったのは、１０のFYI（For Your Information）をメールで送らないようにというやつ。どうせ紹介するならば、参考情報元のリソースに直接受信者がアクセスしたり継続的に後からのFeedsを購読できるような仕組みを作ってWebに置いたほうが良いと言うことらしい。ごもっともである。
ここ最近のSBM（ソーシャルブックマーク）の普及や機能進化を見ても、こうしたFYI的な情報はSBMで提供・共有するほうがメールよりも何倍も便利だと私も思っている。
他にこの１０箇条で注目したのはもう一つ。９のアイデア探索時の代替法としては“オープンスペース手法を使え”という説明。残念ながら私はこの“オープンスペース手法”をまだ具体的に経験した事がないのでとても興味をそそられる。
あとは１０個の場面には入っていないけれども、皆から意見調査をするときにはメールではなくアンケートツールを使ったほうがよいということと、スケジュール調整ならその専用ツールを使うことも勧められている。確かに最近だと日本でも「Mr.アンケート」といった簡単な意見収集サービスやスケジュールに特化した「ちょー助」といった無料サービスもあるからこういうのを使えば良いと言うことだろう。
こうしてみると私自身のメール発信スタンスにもまだまだ改善の余地がありそうだ。日々送られてくる何百通のメールの処理に閉口した、などとぼやく前にまず自分のメール発信スタンスから見直そう。
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