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2006年6月5日 » |
IT化全盛の時代ではあるが、私の勤務先では未だに紙による社内回覧が存在する。紙の持つ取り回しのよさや一覧性、簡単には複製できないという原本性が、こういった社内回覧を全て電子化できない主な原因だと思うが、それでも長い出張などに出かけると回覧が山のように机の上に溜まってしまうことになる。
業務に余裕があるときは良いのだが、忙しくなるとこうした回覧を処理する時間ももどかしい。こうした回覧の中には必ず読まないといけない内容にまじって、生協などからの購買の案内や労働組合からの情報、他には読んでおくべき記事など含まれる。それなりに気を使うのだ。
ところが時々そのなかに、前の人がアンダーラインを引いてくれているのがある。これは便利だ！Web２．０系のキーワードで「タギング」というのがある。まさにこれである。
早速先日、私から部内の全員に以下のようなメールを出してみた。
===
昨今弊社を取り巻く環境変化により部内の回覧物が非常に増えてきています。それで、多少でも紙の回覧物の処理を楽にするために、我々の部内では紙の回覧物にタギングをすることを提案します。簡単なことです。自分が読んだときに、「興味深い」「重要」だと思った部分に蛍光ペンや付箋を付けましょう！
という提案です。多分これがあれば、前に他人が見て何も印の無い回覧と付箋のついている回覧の優先順位が判断しやすくなります。それでみんながちょっとだけ楽になると思います。
別に賛同されない方は、無視していただいてかまいませんが、もしご賛同いただけるのであれば、是非実践ください。よろしくお願いします。
===
結果は上々である。ここ最近私のところにくる回覧のうち、部内の数名を経由した後のものには付箋がついている。回覧には回覧表もついていて自分の前までに誰が読んだかもわかるので、自分のアテにしている人が読んだのにマーキングが何もない回覧なら読み飛ばしをするという判断がしやすくなった。
また多くの付箋には誰がつけたのかの判子が押してあるので、誰がチェックをしたのかもわかる。やってみてわかったのだが、この誰がつけた付箋かというのは非常に有益な付加情報である。自分と日頃同じ業務を担当している人の付箋のついた記事には必ず目を通すとともに、他の付箋で同僚が今どんなテーマを追っかけているかの状況も把握できるし後輩の情報感度を推し量ることも出来る。
すばらしい！「付箋とマーかによる紙ベースのタギング」、是非皆さんにもお試しいただきたい。
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