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ずいぶん前になりますが、特命プロジェクトで役員（本社からの出向者）と本部長、そして平社員の私であるビジネス・プランを立てて、外部（外国）の会社の製品販売・保守を開始したことがあります。外資系企業だったこともあり、日本独自で製品を取り扱うこと、そして何よりもそれらの製品がいわゆる大企業の基幹システムに組み込まれるものだったため、準備作業は難航を極めました。毎週のように、役員のところに検討状況を報告に行き、細かい指示や指摘を受け、それを修正したり、解決したりする毎日でした。
その時はあまり感じなかったのですが、今になって思うと、経営者もしくは経営陣の能力の一つに、「資料を読む速さ」と「情報を記憶する力」が必要だと改めて感じます。
その時の担当役員は、営業部門全てを統括していましたので、私の特命プロジェクトはその人の時間の中ではほんの一部でしかないはずです。限られた時間での打合せ（通常で30分、長くても1時間）の中で、始めに資料を渡し会議が始まりますが、最初の数位は話を聞きながらも資料を通読してしまいます。この時点で会議で説明する内容の骨子は伝わってしまいますので、当然書いてあることではなく、結論に異議があるポイントや、資料に対する質問や、派生事項が会議の中心になります。
また、例えばビジネスプランでも、前回との数字の差異、スケジュールの差異など、説明を端折っている部分を鋭く突いてきます。
会議の時間は非常に短いのですが、終了時には本部長も私もヘロヘロになりました。
経営者でなくても、階層化された会社組織では、上位役職者には実作業者より多くの情報が集まります。そして会議も沢山になります。その中で、的確な判断を下すためには、必要な情報をきちんと集めて、判断を下す必要があります。そのためには、限られた時間で、有効に情報を集約するだけでなく、判断にたるだけのディスカッションを行う必要があります。
多くの会社の会議や報告では、資料を棒読みするだけで時間がかかってしまいますが、報告を受ける側、会議で決定を下す側は短時間で資料を通読し、会議の中での判断ポイント、確認ポイントを短時間で明確に把握することが重要だと思います。そうすることで、もっと実りのある時間の使い方ができるようになります。
「細かいことは現場の仕事」という人も多いですが、現場はリスクをしょっているわけではなく、自らがリスクをしょって決断しているという意識があれば、会議の中での資料を読むスピード、理解するスピード、そして情報を記憶して判断に活用する力も自ずと養われるのではと思います。
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