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マーケティングとは? グローバル化とは? ライフワークとは? 一緒に考えてみましょう

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2012年5月21日の投稿

2012年5月22日 »

仕事で数百名にメールを出して、対応をお願いする機会が多くなりました。

そこで改めて感じるのは、文章の分かりやすさはとても大事、ということです。

 

例えば1000名にメールを出すことを考えます。

 

メールを8割の人達が理解できれば、800人が対応します。ですので残り200名の追加対応が必要になります。

分かりにくいメールで6割の人しか理解できないと、600名しか対応しません。追加対応が必要なのは400名。

時間をかけて分かりやすく推敲を重ねたメールで、9割の人が理解できれば、900人が対応します。追加対応が必要なのは100名。

 

ここで、追加対応が必要な残りの人達に、もう一回メールを出すことを考えます。

8割の人達が理解できるメールだと、2回目の後に追加対応が必要なのは40名 (= 1000 x 0.2 x 0.2)。まだまだ多いですね。

6割の人達が理解できるメールだと、これが160名(= 1000 x 0.4 x 0.4)。かなりの人数です。

9割の人達が理解できるメールだと、これが10名(= 1000 x 0.1 x 0.1)。個別フォローできる範囲です。

フォローする人数が160名の場合と10名の場合とでは、仕事量は全く違います。さらに会社レベルで見てもタイムリーに対応しないことによる損失は大きいものがあります。

 

このように分かりやすいメールを書くことに時間を使うと、その後の仕事もスムーズに進んでいきます。分かりやすい文章のメリットは、私たちが想像する以上に大きいのですよね。

 

「分かりやすいビジネス・メール」と言っても、「美しい文章」になるように努力する必要はまったくありません。

むしろ逆です。

・対象者、目的、必要性、行うべきアクション、期限が明確であること

・文章が簡潔、かつ重複情報がないこと

だと思います。

改めて心がけたいと思います。

 

 

nagai

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永井孝尚

永井孝尚

オフィス永井代表。 著書「100円のコーラを1000円で売る方法」シリーズ(中経出版)、他。

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