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先日ガートナージャパンの行ったＩＴデマンド調査にモニターとして回答したところ調査結果のサマリーが返送されてきた。パラパラと見ているとその中に「」ビジネスワーカーの１日当たり電子メール送受信数」という項目がある。
詳しい調査結果は後ほど正式に公開されると思うのでちょっとだけ紹介すると、受信メールは2007年は一日61通だったのが2009年には一日86通、送信メールも15通から24通に増えているそうだ。添付ファイル付きメールも２年間で倍に近い数になっていて、全体の約４割の人が１日に受け取るメールが100通を超えているという。まさに電子メール１日100通の時代を実感する。
ではこうした電子メール洪水を治水するための方法はなんだろうか。今のところ特効薬はないがそれでもいくつかの先例はある。
①通達・連絡は掲示板システムで行う
特に添付ファイルが多く文量の多い通達や連絡はメールで送るのではなく掲示板システム上に対象となる読み手や概要を明記して掲載すると良い
②単なる通知を電子メール以外に振替える
これは社内の各システムのRSS対応を進めRSSリーダーやポータル上の新着情報表示に切り替えるというもの
③簡単な連絡や打合せをチャット系に振替える
インスタントメッセージやミニブログを導入して手軽な情報交換はリアルタイムにこちらで処理するという方法もある
④社内スタートページの導入
iGoogleやMyYahoo!のような社内での個人向けスタートページ（ポータル）を構築して様々な情報を一覧表示して視認性を上げる
いずれもいくつかの先進企業で既に実践され、それなりにメールの数の削減効果はあるとされている。ただ、メーラーで処理するメールの絶対数が減っても結局他のツールから受け取る情報が増えるのだと、その吟味や対応の為の時間が必要になってビジネスマンの仕事は楽にはならないのだよね。頭が痛い問題だ。
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