ダメ会議を変える！会議の基本動作 ⑥「主張を引き出せ」

» 2016/08/23

会議の基礎について体系的に解説する、「会議の8つの基本動作」シリーズ第5回目

1回目は「8つの基本動作の全体像」を解説し、以降、基本動作を1つずつ解説している。今回は「基本動作6」である。

基本動作⑥「主張を引き出す」

なぜ主張を引き出す事が重要なのか？

会議で求められるのは、「意見を押し通す事」「議論に勝つ事」ではない。
会議は、ディベートのような勝ち負けの世界ではない。

勝ち負けを競っても全く意味がない。より多様な意見を引き出し、「俺のA案」でも、「あいつのB案」でもない、「より良い第3案」を見つける方がずっとよい。

だから、参加者から意見、思い、価値観をしっかり引き出し、誤解なく分かり合ったうえで、結論を導いていく必要がある。よく見るのは、全然意見の出ない会議。シーンとしていて、議長だけが話している。または、意見は出るのだが自分の主張だけを繰り返し、相手の主張を理解しようとしない会議。ずっと平行線で、最後には声の大きい方が勝つとか・・・。目指すべき会議はそうではないはずだ。活発に意見が出て、相手の主張を理解し、その上でより良い案を作っていくのが理想だろう。そのためにどうすれば良いのだろうか。

（1）まず「話しやすい雰囲気を作る」こと。

お通夜のような静まり返った会議では、より良い第三案など作りようがない。まずは活発に意見が出る場にすることが第一歩だ。しかし、話しやすい雰囲気は放っておいても作れない。雰囲気作りは積極的に仕掛けていかないといけない。

基本は以下の5つをしっかりやればいい。

　・発言に対してちゃんと興味を示す
　・発言を肯定する、褒める・相手の表情を見る
　・同意、うなずきをする
　・オウム返し、言い換えをする

少し例を見てみよう。

誰かが「A案の懸念は、xxな点じゃないかと思うんだ・・・」と発言したとする。
ファシリテーターは黙って、腕を組んで聞いていることもできる。
ファシリテーターは「いや、それは違うだろう」と反論することも出来る。

しかし、これでは話しやすい環境とは到底いえないだろう。
もしファシリテーターが

「うんうん、確かにそういう懸念ありますね」とか
「xxですか。ありそうです。良いご指摘ですね。」
「あ、ありがとうございます！その観点漏れてますね」と

笑顔で返したらどうだろう？途端に話しやすい雰囲気になるのが想像できるだろうか？否定したり質問するのはその後でいい。

ファシリテーターの空気が、そのまま場の空気感になると心得て欲しい。ムードメーカーとして雰囲気をコントロールしていくことが大事だ。

（2）次に、理解を深めるための質問をすること

会議の雰囲気が作れて、発言そのものが引き出せるようになったら、次は発言の裏に隠れている「真意」を引き出す。真意を引き出し理解を深めるためには質問すればいい。

質問によって議論を活性化させるイメージだ。質問はこの3種類だけ押さえておけばいい。

　・「具体的には？」（具体的なイメージが持てるように）
　・「何でそう思うんですか？」（発言の真意を理解できるように）
　・「他にはありますか？」（漏れがないか確認出来るように）

どんな風に使っていけばいいのか例を見てみよう。

「若手の育成について現行の改善点を洗い出す」という会議で議論をしていた時の事、ファシリテーターがうまく質問をして議論を活性化させていた。

Aさん「――だから、僕は、部長が現場に対して実質的な関与をすべきだと思うんだ」

ファシ「なるほど、良い意見ですね。確かにそうかもしれませんよね！」

（ここでファシリテーターは否定せずに受け止め、発言を褒めている）

ファシ「・・・でも、実質的って具体的にはどんなイメージですか？」

（褒めて終わるのでなく、具体的なイメージが出来るように質問を返している）

Aさん「うーん。例えば、資料のチェックをするとか、メンバーへの指導を10分でもするとかかな・・・？」

（具体的に何をすべきと言っているかは理解できた。でも、もう一息だ。なぜそう思うのかが、まだ見えづらい）

ファシ「なるほど、イメージ湧きました。でも、なぜそれが必要だと思うんですか？」

Aさん「それはさ、過去にこんなことがあってーー」

ファシ「なるほど、よくわかりました。そう言う理由からだったんですね。考えもしませんでした」

（ここでも肯定を心がける。だいぶ意図がわかってきたが、もうひと押ししてみるか・・・）

ファシ「他にはありますか？」

Aさん「うん。実はもう一つ理由があるんだ―――」