ダメ会議を変える！会議の基本動作④「議論を可視化せよ」
会議の基礎について体系的に解説する、「会議の8つの基本動作」シリーズ
1回目は「8つの基本動作の全体像」を解説し、以降、基本動作を1つずつ解説している。今回は「基本動作４」である。
- 決まったこと、やるべきことを確認する（済）
- 会議の終了条件を確認する（済）
- 時間配分を確認する（済）
- 議論を可視化する（いまここ）
- 4つのPを押さえて会議を準備する
- 全員から主張を引き出す
- 対話を促し合意形成する
- 振り返りをする
基本動作④「議論を可視化する」
前回、前々回で、「引き出し」「対話を促進する」コツを解説した。
会議の最中にこれができるようになると、活発に意見が交換されるようになるだろう。ここまででも十分良い会議になるのだが、副作用もある。発言量が増えるがゆえに議論が混沌としてくるのである。これに対処するのが今回解説する基本動作⑥「議論を可視化する」である。
すべきことは、シンプルだ。書けばよい。
「書く？それだけ？」と思われるかもしれないが、書くということは極めて重要なのだ。
会議では人が発言する。あたりまえだが発言は目に見えない。だから、書かない会議では、誰が何を言ったか全部記憶しながら議論していることになる。
人間は一度に7つのキーワードしか覚えられないと言われているが、2時間の会議で上がるキーワードはとんでもない数になっているはずだ。すべてを記憶しながら議論するのは到底ムリだ。
例えるなら、「目隠し将棋」と同じ状態だ。
将棋盤を用意せずに「2四歩」「3五飛車成」と言葉だけで将棋をするのが目隠し将棋なのだが、プロの棋士がパフォーマンスでやってみせることがある。頭のなかに将棋盤を描き、自分の手駒がいくつあって、相手の手駒は何で・・・とすべて頭の中で処理して、次の一手を考えるわけだ。想像しただけでも凡人にはマネできない神業だとわかるだろう。
しかし、書かない会議ではこれと同じことが起こっている。
無意識のうちに脳のリソースの大半を記憶することに割いている。これを開放してくれるのが書くという行為だ。頭の中の将棋盤が、書くだけで目の前に現れる。
まずは「発言」をそのまま書く
ケンブリッジでは書く行為を、「書きなぐる」という意味を込めて「スクライブ」と呼んでいる。
スクライブするのは、ホワイトボードでもいいし、模造紙でもいい。と言ってもイメージが難しいと思うで、実際の会議を見てみよう。
ある会社では、コールセンターで働くオペレーターの離職率が高く、改善したいと思っていた。まずは何が原因なのか洗い出すことになり関係者で会議を行った。コールセンターの課長、現場でオペレーターを束ねる田内さん、システムに詳しい幸田さんの3人が自由に議論をしている。
課長「まず、離職の原因の洗い出しだな。仕事そのものがつまらないという話を聞くな」
田内「ええ、毎日お客さんのクレームを聞くわけですから、キツイと思います。実際オペレーターからも精神衛生上良くないという話も聞きますし......」
幸田「せやかてな、クレームを聞くのは他社も同じやろ？そもそもコールセンターなんてクレーム受けるのが仕事みたいなもんやろ？」
田内「いや、あの、他社と違うんだよ、例えば一般消費者向けのコールセンターなら個人相手だから、一つ一つのプレッシャーは小さいんだけど......。ウチみたいに企業相手のコールセンターだと1つの対応でミスがあると、会社間の問題に発展する可能性があるわけで......、対応に気を使うんだよね」
幸田「そんなん個人でも法人でも同じやろ？個人の方がややこしいお客さん多いで？」
課長「確かにその要素はあるな、ウチのコールセンターは少し特殊かもしれない」
幸田「いやいや、本質的には変わらんのと違います？」
課長「いや違いは沢山あるだろう？勤務時間も福利厚生も異なるし、大手コールセンターと比べると場所もアレだしな。そういえば場所の話は出てないのか？」
田内「確かに場所の問題はよく話題に出ますね。オペレーターさんはしょっちゅう文句言っています。駅からの距離がありすぎて雨の日なんかに大変だって......」
課長「そもそも、なぜ今の場所に拠点を移したんだ？」
・・・
何の変哲もない会議の風景だが、これをこんな風に書けばいい。
まず、『仕事がつまらない』という話題から入って、それを受けて『クレームがキツイ』と田内さんが言っている。
これをそのまま書く。次に、幸田さんが『キツさは他社と同じでは?』と聞いている。これは意見ではなく、質問である。新たな論点と言い換えてもいい。だから ◯問 と書いて、論点であることを示すといい。
こうした質問・論点が出ると、『離職原因を洗い出す』という話から『キツさが他社と同じかどうか』という話に移る。その証拠に続く意見は『対企業はプレッシャーが大』『そうかもしれない』『本質は同じでは?』という感じ。これは『キツさは他社と同じか?』という問いに対しての意見だ。だからこんな風に段落を分けて書いていくとスッキリする。
さらに、問に対する結論が出ていないことがわかるだろう。普通に議論していると分かりづらいのだが、書くと一発で分かる。
議論は、議論は問に対する答えの積み重ねで成り立っている。「何について議論しているのか」＝「今、どの問に答えを出そうとしているのか？」をハッキリさせられれば、議論のかみ合わせは劇的に良くなるのだ。その為には書くことが極めて効果的。だから◯問と◯結は、意識して書いていくといいだろう。
たったこれだけで、複雑そうに見える議論もハッキリ見えるようになる。多少議論を聞き逃しても、内職していても、スクライブを見れば流れがわかるし、どの議論が中途半端になっているのかも見えるようになる。
通常、「ホワイトボードに書く」というと、メモを書き殴ったり、システムやネットワークの構成図を書いて示したりするケースが多いのだが、そんな必要はない。議事録のように書けばいい。だたし、全員が見えるように書くのがポイントだ。
言いっ放しで発言が空中に消えていくような感覚や、さっきの議論どうなったの？結論は？という感覚があるなら、書くことで劇的に改善できる。
リアルタイムで書いていくのはスピードも要求されるので難しいのだが、トライして欲しい。間違いなく効果がある。
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