ダメ会議を変える！ 会議の標準Agendaパターン公開
会議の基礎について体系的に解説する、「会議の8つの基本動作」シリーズ
1回目は日本の会議がくそなわけ、8つの基本動作の全体像を解説し、以降、基本動作を1つずつ解説してきた。今回は、主に基本動作8に関係するお話。
会議の標準Agendaパターン公開
基本動作7では「会議の準備」について触れた。（基本動作7：4つのPを押さえて会議をシミュレーションする）
4つのPで会議を準備することを解説した。そして、3つめのP、Processでは、Agendaとシナリオを考えると書いたがのだが、今日は「Agendaの標準パターン」を紹介したい。
会議には会議の種類にあったAgendaがある。毎回イチからAgendaを考えていると時間がもったいない。会議の標準プロセスを知っておくとこれをベースにカスタマイズできるようになるだろう。ケンブリッジで使ってるAgendaパターンがこれだ。
【会議種類ごとのAgendaパターン】
会議の種類によってプロセスが変わる。
最大Step6まであるが、"導入"と"まとめ"は、どのパターンでも一緒だ。"導入"で終了条件と議論の進め方、時間配分を確認し、"まとめ"で決まったこと、やるべきことを確認する。
Step1～6は種類によって異なるが、"報告"は最もStepが少なく、プロセスとしては簡単だ。単に報告して、質疑応答すればいい。
一方で、"課題解決"になると最もStepが多くなる。課題解決が難しいのはStepの多さも一因なのだ。Step1に時間を掛けるべきか、Step3に時間を掛けるべきか、状況によっても異なる。
会議設計に慣れた人にはどうということは無い表だが、不慣れな人にはありがたい表だ。私もケンブリッジに入った当初、会議設計の右も左も分からなかった頃、にこの表にずいぶんお世話になった。
何がありがたいかって、これをそのまま使うのではなく、考える取っ掛かりができるのがありがたいのである。例えばこんな感じで。
「今回の会議は方針検討だから・・・普通に行くとこの流れなるな・・・」
標準パターンをベースに会議の流れイメージしてみる。シナリオまで落として考えてみる・・・。そうすると違和感が出てくる。
「あれ・・・。今回だと3つ目のStepが全然イメージできないな・・・。なんでだろ・・・？ああ、選択肢っていうほどパターンが明確になってないからかもしれない・・・。だとすると少し進め方を変えて・・・
こんな風に、標準パターンをベースにしながら、今回の会議ならではの修正ポイントにフォーカスを当てられるようになる。標準はあくまで標準でしかない。
が、土台になる概念があるだけでかなり作業効率が変わるものだ。ぜひ、こうした使い方をしていただきたい。
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