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大木さんのエントリで紹介されていた「おみやげを用意する会議」 に共感したので、私も思うところをちょっと書いてみます。
前述エントリを要約すると、「会議は事前準備によって短縮できる、会議のシミュレーションが重要」ということになるでしょうか。 まさにその通りだと私も思います。
ただし、そもそも会議をどういう位置づけにするのか、その認識を全員で共有した上で話し合いに臨むことが必要でしょう。なぜなら、 人によっては会議に対する捉え方が異なるからです。
Aさんは会議では決定事項だけを共有できればいいと考えているとしましょう。一方、
Bさんは会議で意見を述べ合うプロセスが重要だと考えているとします。
このとき、会議の位置づけを話し合わないままで議論に突入すると、どうなるでしょうか？
Aさんは議論を引き伸ばそうとするBさんにストレスを感じ、Bさんは議論を切り上げようというAさんを不快に思うかもしれません。 私の知る限り、少なくないケースで両者は会議の進め方に不満を持ちます。
Bさんのような人がキーマンとして会議に参加していると、会議の長時間化は事前準備の有無に関係なく発生するでしょう。
このように書くと、Bさんは会議の邪魔者のように感じてしまうかもしれませんが、実はそんなことは決してありません。逆に考えれば、
BさんのようなタイプがOKサインを出した決定事項なら、
それは十分な検討がなされたものなのだという認識を関係者に持たせることができます。そういった雰囲気を醸成できるのです。
一度協力者（賛同者）に回ったBさんは、強力な味方としても機能してくれることでしょう。
しかし、Bさんのようなタイプを納得させた上で会議時間を短縮する、そんな都合のいい方法はあるのでしょうか。
・・・実はあります。
それは本番の会議を開催する前日に、会議のキーマンに対して会議資料と議論の方向性を事前に伝えておくことです。 ここで言うキーマンとは、議論の進行に影響を及ぼす人全員のことです。
これは議論を円滑に進めるために、主要参加者から事前にフィードバックを得て、会議の資料を修正することを目的にしています。
同じようなことを述べている書籍があるので、そちらを紹介しておきます。従来からある根回しをプレミーティングという考え方で捉えていたり、
会議の準備から議事録の展開までカバーしていたりで、会議の実践マニュアルとして便利に使えます。
会議運営の基本と実践がよーくわかる本
会議のベストプラクティスは何なのか、
ファシリテーションとはどのように実践すべきなのかを、会議の現場の視点から解説した入門書。会議運営のノウハウを中心に、
会議参加者の分類及び対処方法や発想技法まで、網羅的にやさしく解説
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