メール添付を止めるということ

週末はブログをサボってしまいました。すみません。週末は、年に1回のお祭りだったんです。あ、昨年は自粛モードだったので2年ぶりですね。

さて、北添さんが「22年間でメールの容量が100GBあった」ということを書かれています。たしかに僕も、前職では添付メールが多くて大変でした。最初のころはメールボックスが30MBしかなくて、ExcelとかPowerPointをガンガン添付して送ってこられると、あっという間に容量を超えてしまいます。そのため、土日でいっぱいになり、月曜日の朝はメール削除から仕事が始まったことを覚えています。

当社はGoogleAppsを使っており、25GBまで使えるわけですが、そもそも添付メールってどうなんだろう、と考えていたタイミングに出会ったのがZyncroでした。Zyncroはコラボレーションツールであり、社内SNSというスタンスでしたので、最初はファイル保存について考えていませんでしたが、使い始めてみるとファイル保存をするのにとても便利なんです。ExcelでもPowerPointでも、社内で共有したいファイルはどんどんアップしておきます。そういうことを始めてから、メールに添付をして送るという習慣がなくなりました。これはファイルの置き場所が変わったということだけでなく、ファイルの共有に対する概念が変わった、と認識しています。

メール添付の場合、一度送ったファイルを送り直す、なんてこともしばしばありました。また、受け取ったファイルを探しだすのに苦労することもありました。GoogleAppsは全メールを一気に検索できますが、添付したファイルの中に書いてある文字までは検索できません。Zyncroでは、添付したファイルの中身を全文検索できるため、分からなくなる心配がなくなりました。

イシン株式会社を創業以降、いろいろな意味でワークスタイルを変えてきました。まだまだ最終型ではないとは思いますが、メールに添付をしないというだけで、ワークスタイルはずいぶん変わることを実感している次第です。Zyncroのデモ、社内導入の際の課題整理などのご相談は、こちらまでメールでどうぞ。