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春になって薄着になると、冬の間にいつのまにか付いた脂肪が気になります。企業のIT資産やサービスも同じです。気がつかないうちに無駄に使っている経費はないでしょうか。春になったのを機会に、IT資産や利用しているサービスを見直してみることをお薦めします。
余分なハードウェア
使っていないサーバーやパソコンが社内で動いていないか、確認します。プロジェクトが終わった後でそのままになっているサーバーが見つかるかもしれません。ついでに、社員が勝手にネットワークにつないだサーバーやネットワーク機器がないか、確認します。無線LANを禁止している企業で、謎の無線LANルーターが発見されることがあります。
正しく管理されていない機器は、電気代の無駄であるだけでなく、ウィルス感染や情報漏洩などセキュリティー上の問題を起こす原因になります。業務で必要な機器は、管理者と用途を明確にします。使っていない機器は、電源を切って撤去しましょう。
合わせて、社内のネットワーク構成図やサーバーの一覧などのドキュメントを、最新の状態に更新しておくことをお薦めします。
余分なソフトウェア
ソフトウェアライセンスの確認です。商用のソフトウエアライセンスを正しく人数分購入することは当然ですが、部署間の人の異動の結果、ライセンスが余っている部署が出てくることがあります。余分なライセンスは、足りない部署に再配置します。
近頃は、OpenOfficeの完成度が上がってきました。マイクロソフトOfficeの代わりに、OpenOffice導入を検討してみるといいかもしれません。
絶対に使わない古いバージョンのソフトウェアのパッケージは、思い切って廃棄するとキャビネットが空いてすっきりします。オフィスの床面積を有効に活用することは、コスト削減になります。
余分なサービス
ネットワークサービスやASPサービスを適切に利用しているか確認します。継続的に月々の料金を払って利用しているサービスは、気がつかないうちに無駄に使っていることがあります。経理担当者といっしょに毎月の請求書を確認します。ITのコストが電話代やコピー代等と同じ請求書になっていて、見えなくなっていることがあります。効果的に利用していないにもかかわらず、毎月無駄に払っている経費はありませんか。
ネットワークや携帯電話のサービスは競争が激しい分野です。例えば、法人グループ内の国内通話が24時間無料(定額)になるサービスは普通になりました。新しいサービスに切り替えることで、大きくコスト削減できる可能性があります。
最後の仕上げにサーバールームの大掃除をして、ダイエット完了です。
弊社のこれまでの経験では、古くからITを導入している企業ほど、価格低下の激しいサービスを古い料金契約で使っていたり、ASP/SaaSの導入でコスト削減できたりするケースが多いようです。
無駄なコストをカットして、攻めのITに振り向けてみてはいかがでしょうか。
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弊社では、お客様のITの見直しをお手伝いさせていただいています。IT資産やサービス契約の棚卸しとより効果的な利用をお考えのお客様は、こちらからお気軽にお問い合わせください。
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