意外と知らない人が多い「引き継ぎの手順」
ここのところ、取引先の担当者が異動する、ということが何度かありました。まあ、そんな季節なんでしょうね。
で、ここのところ、オンライン会議でよく出る話が「引き継ぎ」なんです。
こんな記事がありました。
この記事で一番「そうそう、それそれ！」と感じたのがこの一文。
バトンを受けとった後任者が気持ちよく走れるように準備し、走りだしてスピードに乗ったことを確認するまでが「引き継ぎ」です。逆に後任者が引き継ぎに不満を覚えたとしたら、これがいつ悪口に変化するかわかりません。これは「退社」しても同じ。しかも、ソーシャルメディアの時代、その悪評は永遠についてまわるかもしれません。
そうなんですよね。ソーシャルメディアに書くのはいかがかと思う一方で、今の時代はある意味で阻止することが困難ですし、また外で言わなくても社内で言われることは十二分にあり得るわけです。
一方でこんな記事がありました。
後任者が喜ぶ！「仕事の引き継ぎの基本」と「職種別ポイント」教えます
後で確認できる資料を作る
「本人がメモをとればいいのでは？」と思うかもしれませんが、全体像がわからない人が教わりながら作るメモはどうしてもクオリティが低くなりがち。全体を俯瞰することができ、つまずきポイントも想定できる前任者が作ることをオススメします。
そうなんですよ。分かっている人は、細かいところを端折りがちで、全体像すらも端折ることがあります。これでは引き継ぎとは言えない。
後任者が理解したことを確認して補足する
「わからないところはある？」と質問をしても、教わったばかりのタイミングでは、わからないところに気づくこと自体が難しい状態です。これを解決するには、引き継いだ仕事を実際にやってもらって理解度を確認するのが一番。こうすることで引き継ぎの説明や、資料の抜けや漏れに気づくことができます。
そうなんですよね。引き継ぎ資料というものは、得意な人が作ったとしても、往々にして抜け漏れがある。さらに、一緒に伴走する中で「資料のバグ」を洗い出せるものだと思います。
困ったときにどうすればよいか、わかるようにしておく
間違った操作をしてしまった場合には、どのようにして元に戻すのか、わからないことがある場合は誰に聞けばよいのかなど、困ったときの対処法も引き継ぎ資料に加えておくとよいでしょう。これは後任者に優しいだけでなく、何度も電話やメールで質問される煩わしさを防止するという意味でもオススメです。
引き継ぎする人は、困ったときの対応は熟知しているので気にしないのですが、引き継がれた人はそんなことが起こるなんて知らないのです。なので、仮に退職していたとしても、電話をかけざるを得なくなってしまうんですよね。引き継ぐ人が楽をするためにも、上手な引き継ぎが必要ですよね。