懲罰はいらないけどチェックは必要なのか。徹底って難しい。

おはようございます。

４日続けて青天の朝。冷え込み加減も似ています。
これを秋晴れというのでしょうか。ちょっと遅めの。

＝＝＝ほぼ毎朝エッセー＝＝＝

ドキュメントチェックの運用について少し悩んでいます。

社外に出す公式資料について、事前に社内チェックをするルールにしています。原則全員が実施です。コメント欄に「確認しました」の一言でいいのでファイルを開いてコメントするというもの。

これを真面目に続けてくれている人たちがいる一方、自分を含めて、忙しさにかまけてチェックできずに流してしまう人たちがいます。また、各グループの代表がチェックするという方式を唱えてみましたが、これも定着しません。

これはよくないですよね。

それで、自分としてもチェックするよう心がけ、仕事に定着させようと心がけるのですが、なかなかうまく行かないのです。

手順としては
・ドキュメントチェックのウェブサイトに行って、
・ファイルサーバーのパスを確認して、
・該当ファイルを開いて、
・それに目を通して
・「確認しました」とコメントする。

これは明らかに手間と取りこぼしが多すぎます。日々忙しい中定着させようといくら声をかけたとしても、無理があるのでしょう。

そこで、集計して懲罰や報償を与えるということを考えるのか、あるいはシステムを使いやすく変更するのか。ワークフローのようなものにするのか。

システムの変更はそれなりに大変です。

そこですぐにできることとして集計したりするわけです。チェックをするようにして実施されていることを確認する。これによって皆がちゃんとやってくれるようになる。

でも、なんとなくこれって、後ろ向きな作業じゃありませんか？そういうことはなるべく少なくする必要があります。いい方法は無いものでしょうか？

ポイントは、社内全体で、どういうドキュメントが外に出ていっているのか知っていること。品質的に問題がないことを多くの目で見ていること。

ううむ。。

日々、こういうパズルを解いています。