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今更だけど、人から学ぶ、オフィスソフトやPCの使い方あれこれ。

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※はじめに。

最初に前置きしておくと、「自分がオフィスソフトやPCの達人なのでTipsを紹介するぜ」、というエントリーでは全くありませんので、予めご了承願います。

皆さん、PCを使って何年ぐらいですか?また、オフィスソフトって使って何年ぐらいですか?

自分の場合、一度親が買ったシャープのMZ-1200という今の時代ではとてもあり得ないスペックのPCを総利用時間5時間ぐらい利用したことを除けば、まともにさわりはじめたのは1993年あたりから。とはいえ、その時のメインは、基幹業務用のアプリケーションを組むための操作だったので、オフィスソフトなんてものをさわることはほとんどなく、・・・いや、オフィスソフトの定義をきちんとしなければいけないですね。今のように、統合的にお互いのデータが連携し易くなっているものを言うことにしましょうか。当時の自分が在籍していた会社では、前述の基幹業務のアプリケーションを組むためのPCと書類作成用のPCが分かれており、当然共用で、という世界で、書類作成には、ワープロソフトがFM-OASYS、表計算ソフトがLotus 1-2-3で、それぞれで作った書類を印刷して、コピー機を駆使して拡大・縮小しながら会議資料を作成する、なんてことをしてました。FEPはなんだったのだろう?覚えていません。

95年の秋から自動車の直販営業に出たので、なおのこと、オフィスソフトなんてものに触る機会がめっきり減りました。あくまで当時の話です。現在の自動車販売会社では使われていると思います。

98年の秋に国内営業部門に事務職に復職すると、徐々に、PCが1人1台体制に移行しつつありました。オフィスソフトが入ってました、Microsoft Office 95。復職した途端「これ、使ってね!」と。わかるかいな。いや、普通のワープロ、普通の表計算に関数を入れて表を作るぐらいならできましたが、やれ印刷の体裁を整えるだ、データ処理をするだ、グラフを作るだ、と言われてもなんのことかわかる訳がありません。使ったことが無いのですから。一方で、元々情報システム部門に居たから、という理由だけでPCに詳しいかの如く色々聞かれます。くやしいので色々ネットで調べました。で、それはこうらしいですよ、ああらしいですよ、と伝えます。

自分の知識なんてそんなもんです。

したがって、誰かにきちんと習った訳では無いので随分我流なところも多い、と思います。調べて知っていたこと、偶然できたので、それが経験値としてリピートさせているだけのこと、様々です。

更なる転機があります。以前はA3、1枚とかでいかにまとめて会議資料を作るか、という世界に居たので、パワーポイントなるアプリケーションがオフィスに入っていても使う機会すらなかったのに、所変われば品変わる、会社が変わると、そこはパワーポイントの世界だったのです。1ヵ月で過去3年間にパワーポイントを立ち上げた時間の100倍は利用することになってしまった、と思います。

そうしてまた、誰に教えてもらう訳でもなく、経験値だけでパワーポイントを利用するようになっていくのです。

さて本題に。

なので、同僚、取引先等の方と一緒に打合せをしていたりすると、「ええ!そんな使い方があったのか?」、「なるほど」、「お?それが一般常識なの?」と感じることが少なくありません。

今回は、そうやって人から得たオフィスソフトやPCの使い方のTipsをいくつかご紹介したい、と思います。「そんなの常識じゃん」、「何を今更」といったものも多々あるかもしれませんが、お付き合いください。

1.パワーポイントのタイトルの後ろの一文字がスライドモードにすると欠ける場合の対策

この表現で何を言いたいかご理解いただけますでしょうか?

パワーポイントでスライド表示する際、一番上側にタイトル行を入れることが多いと思うのですが、そのタイトル行、きちんと文字は入力してあるのにスライドモードにすると後ろの一文字が欠けて表示されるケースを見たことはありませんか?また、その場合に編集モードにしても欠けたままなので、一旦表示上の文字の最終にカーソルを当ててDeleteとかして入れ直さないと表示されない、とか。

自分は2007以降は利用したことが無いのでこの現象が起こるかどうか不明ですが、2003までは起こる場合、少なからずありますね。自分の同僚がマイクロソフトさんのページにて調べた結果で言えばパワーポイントのバグらしいのですが、自分が見た訳では無いので憶測、としておきます。

社外の講演会とか行っても、そんな表示になっているケース、少なからずあります。スピーカーによって、「ああ、調子悪くて表示されませんね」と説明されるケースと全く気付かないのか気付かないフリをしているだけなのか触れない方も多いですけど。

自分が説明する段になって、そうなっているとやっぱり嫌ですよね?

これの回避方法として、前述のようにパワーポイントを使うようになり始めてから先輩に教えてもらった方法として、

タイトルの後ろにスペースを一文字分入れておく

というのが意外と有効です。ただ、自分にはもう一個工夫をしまして、後ろにスペースを入れるだけだと、タイトルの表示がセンタリングにしている場合、スペース分だけ前に寄ってしまうのです。なので、自分はタイトルの前にも一文字分スペースを入れるようにしています。

この対策をした場合に文字が欠けたことは、自分の経験上はありません。

2.エクセルの1セルに文字を「折り返して全体を表示する」にして複数入れて、列幅・行幅はセル区切りの列をダブルクリックして文字表示と丁度になるように合わせて、画面表示上は全部の文字が見えているのに印刷すると数文字欠ける場合の対策

なんか、ケースの説明を文章でするのって難しいですね(苦笑)

同じ経験されたことのある方、いらっしゃらないでしょうか?

例えば左列にタイトル、右列にその内容を書くようなエクセル表を作って、もちろん行幅、列幅は可変ですから、充分に取っておけばこのようなことが起きることは無いのですが、やはり内容に合わせて丁度ぐらいの行幅、列幅にしたいので、行・列の区切りの所にポインタを合わせて”←|→”みたいな表示がされている時にダブルクリックすると、丁度の幅にしてくれるのはしてくれると。ただ、それをいざ印刷しようとすると、数文字切れてしまう、印刷されない、というケース。結局じゃあそれをどれだけ広げると印刷されるかね?とマウスで列、もしくは行を印刷されなかった所に合わせてその数分だけ調整するとかしていた人居ませんか?>自分だけか(苦笑)。

こういう場合、

一セルの文字を入れ終わった後、Alt+Enterでセル内に一行余分な行を入れておくと良いみたいです。

うちに来ていただいていたIBCSの方がこのテクニックを使っていました。

こうすると、確かに前述のダブルクリックによる行・幅調整は改行分だけ余計に取ってくれますし、印刷時、あふれてしまう文字分が、その余分行に流れてくれるので、(画面表示と印刷した状態が完全一致する訳ではありませんが)文字切れが無くなります。これを初めて見た時、目からウロコが落ちる思いでした。

3.”→”の入力方法(IMEの場合)

みなさんは普通どうやって入れてますか?

自分は「やじるし」と入れて変換候補から選択していましたが、うちの同僚が入れていた入力方法、

”ー>”と入れて変換をすると、きちんと変換候補として”→”が出てくるのですね。

つい先日まで知りませんでした。

逆向き”←”も有効です。キーボード入力操作が減ります。

自分はまだなかなか”移行”できていませんが。

4.社外の打合せで手の内を明かさずプレゼンする方法

ここ数年、当方はプロジェクターを用意し、社外の人はほぼ当たり前のようにPCを出入り可能な打合せスペースに持ち込まれ、その社外の人自身のPCを映し出してそれをベースに打合せするケースが増えてきました。

お初のケース、既に何度も打合せをして知っている方、問わずです。

たまに、こんなケースに出会います。

一応、うち向けに「○○会社御中」と入れてくださってプレゼンをしていただくのですが、何か他のものが質問をして、スライドモードを解除すると、そのファイル名が一番上の段に表示され、実は別の、場合によっては同業他社の名前が入っており、容易に「ああ、焼き直しね」とわかるケース。いや、それはそれでおもしろいですけど(笑)似て非なるケースでは、誰かが質問して、ではその説明に最適なのは・・・と探してくださるのはありがたいが、その際にエクスプローラが見えていて、他社の名前が並んでいるプレゼンファイルがあったり、場合によってはフォルダがあったり。ご本人は「この場を盛り上げなきゃ」と一生懸命になってくださっているので気付かないのかもしれませんが、ちょっと手の内バレバレですよ、と。見てしまったこちらが申し訳なくなるような。

と、なることを考慮されて、「あ、ちょっと待ってください」と探す体制になった途端、一旦VGAケーブルを抜く方も居られます。それはそれでスクリーンはNo Signalになって、ちょっと待っているこちら側はプレゼンの流れが少し切れたように感じます。自分だけかもしれませんが。

先日、先行技術開発チームのような方と打合せさせていただく機会がありました。別の日に、全然資本関係も無い会社の。その両者が共通して行っていた前述回避のテクニック。

ノートPCでよくデュアルディスプレイ対応、またデュアルディスプレイも含めてデスクトップとして利用することができるものがあるか、と思うのですが、

デスクトップのサブ画面側をプレゼン用のプロジェクター接続側にしておいて、常にそちら側をスライドにする

というやり方をされていました。見事に両者共。

確かにこうしておくと、本編のスライドは表示させたまま、質問があった際の資料探しはメイン画面側で行っておいて、都合の悪いものを見せてしまう確率が減ってきます。

でも、機密に気を使うような会社では当たり前なのでしょうか?過去、コンサルタントさんのプレゼンとかでもなかなかこういった工夫には出会えなかったのですが、実際の所どうなんでしょうね?

今回は4点ご紹介させていただきましたが、1つでもご参考になれば幸いです。

なお、前述のように自分はパワーポイントを必要に迫られてOJTで、かつ我流で覚えることになりましたが、一昨年ぐらいに出会った次のような本があります。

ここには、会議の運営方法、として、円滑に会議がまわることを目的に、その資料作成のあり方なども書かれており、パワーポイントのスライド作成にも活かせる情報がわかり易く掲載されています。

自分は、パワーポイントを利用することになった時点で出会っておけば後に苦労しなかったのに、と思いました。

最後にお願いです。

自分は一部のPCではATOKを利用しているのですが、ATOKでの、”⇒”、”⇔”、”≠”、”≒”を変換で簡単に入れられる方法がよくわかりません。

また、ATOKで”みんな”と入れた時に”皆”と変換してくれません。

この辺りのTips、大募集中です!

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