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【新しい働き方2】準備(マニュアル作成)はとっともと済ませる

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「働き方の見直し第2回」にフォーカスしたいのは「準備」です。PMP(Projecrt Management Professional)という米国PMI認定の資格試験の中で、「プロジェクトには準備に充分時間をかける」という話が出てきます。それは具体的に、これとこれをやる、といったもので、僕もそこには賛成です。準備が整わないままに慌ててとりかかって、何か起きたらモグラ叩き、なんて大変な思いを沢山経験してきたこともあり。
 
ところが、いつまで経っても終わらない準備というものがあります。その多くは「マニュアル作り」なんですね。「こうなったらこうする」といったFAQ的なものもあれば、作業手順書もあり。ところが、長年定着している業務ならいざ知らず、新たに立ち上がる業務の場合には、そのマニュアルがいつまで使われるか分かりません。下手をすると、全部が仕上がった時には、すでに改訂しないといけなくなっている、とか。(経験あり)
 

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となると、「このマニュアルは要らなかったんじゃないか」なんて錯覚をしてしまいかねませんが、そうではないですよね。ただ、タイミングが合っていない。つまり、もっと早くできれば良いわけですが、WordやPowerPointでせっせと作成しても、フォントはこのフォントでサイズはこうであるべきとか、写真は320×480ピクセルとか、規定通りに作成しようとすると、どうしても時間がかかってしまいます。で、マニュアル作成が目的であるかのように、せっせと頑張る。
 
いや、これは実は過去の僕の姿そのものなんです。マニュアルが無いと始まらないから、と頑張っていたわけですが、いかんせん時間がかかってしまう。
 
最近、イシンで取り扱わせていただくことになった「Teachme Biz」というサービスは、その概念を払拭してくれました。詳しいことは、以下の2分の動画を見てみてください。


この説明を伺ったときに感じたのは「あー!もっと早く欲しかった!」です。あのとき、あのタイミングでこれがあったら、と。マニュアルはキレイに作らないと、と思いがちですが、それは本質ではないですよね。しかし、作る人によってフォーマットがバラバタだったり、ある人は横書き、ある人は縦書きではいけない、ということで、フォーマットを統一することから始まるわけですが、Teachme Bizであれば誰が作っても上質なマニュアルができます。これで一気に業務開始が前倒しできると考えると、とても素晴らしいのですね。僕が「いい!」「使いたい!」と思わないものは取り扱わない主義なのですが、このTeachme Bizも感動したサービスの一つです。
 
宣伝になってしまいましたが、準備に時間をかけることの本質は、長い時間をかけることではなく、上質な準備ができることであり、実業務には一日、一分でも早く取り掛かれるほうがいい。そして、マニュアルに改訂があればとっとと改訂してしまえばいい。そういう大事なことを再認識した次第です。

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