協力的な雰囲気ってどこから生まれるのだろうか

おはようございます。

今朝はサンフランシスコ行きの荷物をガラガラと引いての出社です。

会社で７時にいきなり社内で優雅なチェロの音が。
音源を探してみるとＹさんの旧スマホでした。置き忘れでしょう。
いつも起きている時間なのだな。

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ここのところ、会社での非定型業務的な仕事が多いです。

東京と大阪でユーザー会を開催したり。年末のリンゴを発送したり。Ｐマークの審査を受けたり。家族を含めたクリスマスパーティーを企画したり。そのような中で、社内メンバーの協力的な姿がよく目につくのです。

非定型業務を雑務だと嫌がって避けるのではなく、率先して自分から協力してくれる。頼んだわけでもないのに色々と協力しあっているのです。もちろん、信じられないほど忙しい本業には、それぞれが真剣に取り組んでいる中で、です。

こういうことって、理想的ですよね。様々な組織を見てきたけど、なかなかこういう姿にはならないです。

例えば協力的なエネルギーを発散させる人がいたとします。ところが、そこに非協力的なブラックホールのような人が存在するとします。そのブラックホールはすぐに伝播して、協力的エネルギーを吸収していってしまう。そしていつの間にか組織は非協力的な雰囲気で支配されてしまうのです。

どうしてこうなれたのかは良く分かりません。

これは組織の誰かが音頭取りをしてもできるものではありません。一人ひとりが気づいて動いてくれていて、それがマジョリティを占めるようになったのです。

その象徴的だなと思った文書が議事録に残っていました。先日のユーザー会の反省会です。引用しましょう。「⇒」で書いてあるのが今後の行動です。また、うちの会議は、話し合いながらリアルタイムで書記が皆の前にある大型テレビディスプレイに文字を書き込みながら進みます。

(東京)
【開催概要】
・日程：2011年11月22日(火)
・場所：グランドアーク半蔵門

【反省点】
■全体
・リマインドメールを送りそびれていた
・DMは代表者だけで良かったか？
　⇒サポートサイトに登録されている顧客全てに送る。
・申し込みフォームは1社2名まででよかったか？（個別に申し込んでもらう方がよかったか？）
　⇒次回は制限なしにする。
・会場階のエレベーター、エスカレーター付近に案内板がなく、少々わかりづらかった
・帰る際に名札を返却してもらうこと、引き換えにお土産をお渡しすることを
　司会者にアナウンスしてもらった方がよかった
・受付周りが物で乱雑になっていた
・「受付」とわかるのもがあった方がよかった
　（「受付」と大きい字で印刷した紙など）
・「端末体験コーナー」とわかるものがあった方がよかった
・セミナー会場から懇親会会場へ移動する際の導線を確保する必要があった
　→パーテーションか、金ポールなど借りれればスムーズだと思われる
　⇒セミナーのみで帰る人を減らす。抽選箱の大きさを大きくする。

・お土産の袋が大き過ぎた
　→基本、A4が入るバックを持っていると思うので、お土産に相当する大きさで十分
　→資料持ち帰り用として、受付にA4サイズの袋を用意して、必要な人は声をかけてもらうようにする
　⇒お土産用の袋のみで対応する。

・セミナー中、部屋の外で待機している係りの人数が多い。
　→受付2人くらい残ればいいと思う。
　　人が集まると話し声も大きくなるので。
・受付での対応や言葉遣いをもう少し具体的にフロー化して事前に練習すべきだった
　⇒準備のスケジュール通りに進めるようにする。

■セミナー
・隣の結婚式終了とユーザー会の入場が同時刻だったので、受付周辺に人が多く集まりすぎた
　→他の宴会の入退場時刻とずらすようにする

・開始時間になっても集まりが悪く、全体的におしてしまった
　→休憩を15分にしておいて、おしているときは短くするか
　⇒14:30スタートで開催してみる。(14:00開場)

・演台に時計が必要

・社員の荷物、空箱、お土産の置き場所を決めておく
　⇒東京はプロジェクターが暗かった。東京大阪の予約をする。東京のホテルは再検討する。
　⇒11月の金曜日、大阪、東京の順で予約する。
・音量や照明の調整方法を確認しておく
　⇒グランドアークに確認する。

・遅れてきた方のご案内を勝手に行わない
・1列に10名は多いと思う
・（東京会場）今年の参加人数であれば、あそこまで横に広げる必要はなかったと思う。
  会場後方が空席にあり、閑散としたイメージになってしまった。
　⇒事前の申し込み状況に応じて直前に席の配置を変更依頼する。

・プレゼンのスライドが違うものになっていた。
・発表が準備・練習不足で聞きづらい内容になってしまった。
　→少なくとも前日までに事前練習しておかなくてはいけませんでした。
　⇒事前に通しのリハーサルを行う。発表内容のチューニングを行う。

・ボールペンは会場の席分用意する
・機器設置、準備の際には、誰かはさみ/ガムテープを持っておく
　（コードを固定したい、まとめたいときなどに使用）
・「看板」を来年は検討
・「受付看板」が見づらかった

・詰め込み過ぎの感
　開始時間をもう少し早くしても良かったか？

・名札文字が小さい
　⇒株式会社を(株)にする。大きくする。

・誘導係の加藤さん、富樫さんがよく頑張っていたが、
　BPGメンバーはもう少し、お客様の動きに配慮すべき。

・PC/iPadの画面切り替えがスムーズにいかずに手間取った。
　⇒切り替えないように内容を変更する。

■懇親会
・参加者が少なかった（セミナーで帰る方が多かった）
・歓談時間が短く、食べ物に手を出しづらかったかも
　⇒バンドをやるのであれば、時間を十分に取る。
・景品の種類が多すぎた（特等～14等）
　→4等以下は種類を少なくして数を多くするか
　⇒今回は40人に当たるようにしたが、20～25人に減らす。

・抽選会に人手が足りなかった（特にバンド前後）
　→社内で手が空いた人はどんどん来てほしい
　→抽選BOXは、手持ちである必要がなかった（台を設置すれば十分）
　⇒バンドに行った際の役割分担をきちんとする。カメラ撮影、ビデオ撮影などの細かなところ決める。

・景品とお土産の手配は時期に余裕を持っておこなう
　⇒景品の画像を用意してパワーポイントで紹介する。

・景品の包み紙はなるべく購入先（ハンズなど）がわからないようにする
・バンドのリハーサルができたらよかった
・お客様の荷物置き場が乱雑になっていた
　セキュリティも心配
　⇒クロークを使ってくださいとアナウンスする。三階でお願いする。

・抽選会が終わって帰る人が少なくなるように、工夫が必要かも（大阪では、抽選後、即、中締め。）
・景品は、あまりかさばらない大きさの物にした方がよいと思う
　⇒持ち帰る人の身になると、クッション系は、大き過ぎ
・景品の種類はもっと意外性あるものも用意したほうがいい。iPodなど既に持っている方が多いのかも。
・景品の陳列は包装せず、高い位置においてみんなが何か分かるようにするなど工夫したほうがいい。
・詰め込み過ぎ（時間不足）の感
・懇親会中締めなし
　⇒実施する。

【良かった点】
■全体
・加藤さんと富樫さんの案内がとてもよかった
・テレアポは効果があった
・黄色いワッペンのおかげで、会社の者だとわかりやすかった
　誰に声をかけていいかわかりやすかった
・プロの司会者のおかげで、高級感、特別イベント感が増してよかった
・受付でそんなに待たせるお客様はいなかった。

■セミナー
・野村総研様の話はCACHATTO導入に関してのみではなく、勉強になった
・「代表、開発、営業、サポート」それぞれ責任者が出て話すことに意義があった

■懇親会
・いいじゃんバンド良かった！
・景品の当たり人数はちょうどよかったと思う
・去年よりもゆったり最後までいるお客様も多かったと思う

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(大阪)
【開催概要】
日時：2011年11月25日(金) 16:00～20:00
場所：ヴィアーレ大阪

【反省点】
・参加者が少ない
・懇親会への誘導が少人数だった
　⇒セミナー中に懇親会準備を済ませておく
・帰りの新幹線まで余裕がなかった
　⇒早く食べ終わる
・社員の名札確認が不十分だった
　⇒申込者リストにある名札しか確認していなかった
・セミナー会場への誘導は、後ろの扉からの方が、スムーズだったかも

【良かった点】
・プレゼンテーションの内容が東京よりも良かった
・欠席連絡がきちんと来ていた
・控室があったので荷物の置き場所に困らなかった
・一人で寂しそうなお客様がいなかった（と思う）
・ホテル側で用意してくれたお盆のおかげで、名札回収がスムーズだった
　⇒東京でも準備する。

・セミナー会場の二重扉対応（開始・休憩終了直前の片扉ハス、休憩前・終了前の扉開け）が
　きちんとできたと思う。
　→特に休憩終了直前の片扉ハスは、急いで席に戻るお客様もいたので、効果的だった

【その他来年に向けて】
・分科会を行い、その内容をお客様から発表していただく

以上

＜＝＝以上引用終わり

どうでしょう。こういう形の記録が残っています。

こういう議事が残るって、皆がより良くしようという気持ちで、多面的に話し合っている証拠だと思うのですね。

一次が万事。こういう文化を大切にしたいと思っています。