先端ＩＴ企業にホワイトボード？ローテク大歓迎です。

★手段と目的を勘違いしてしまうと、やみくもなＩＴ武装を推進してしまうことがあります。ローテク大歓迎、人の本質に合わせた仕組みの導入をした例を紹介します。

★社内風景です。iPhoneでコマ撮影、AutoStitchでパノラマ合成した写真です。

【朝メール】20090311より＿＿

＝＝ほぼ毎朝エッセー＝＝＝

□□ホワイトボードローテク

『ミスがあってもそれを個人の責に問わない
  それはそれを逃してしまった仕組みの責任である』

例えば、何かのミスが発生するとします。そのときに誰かのミスにしてしまう、その人を責める、そういったことの方がずっと楽だしすっきりします。もちろん、その人はその場では謝るでしょう。

でも、その場の気持ちをすっきりさせることで問題は解決しません。ミスがあったのなら、そのミスが何故発生したのか、そして、ミスが発生しないようにするにはどうすればいいのか、それを会社として考えて仕組みに取り入れていくのです。

この姿勢を貫くのはまわりくどくて大変です。でもやっていきます。

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昨年末には設置作業が多数発生しました。その際に、事前情報の共有が不十分であることによるトラブルが何点か発生しました。担当者の横連絡が悪いということを責めるという選択肢もありましたが、そこは「仕組みの責任」です。根本的な原因としての、横連絡手段の不在を改善するという選択肢をとりました。

設置の要望が出たら、まずは従来から使っている社内スケジュールWebアプリに、設置のスケジュールを記載します。そして、事前の打ち合わせを担当者間で実施し、その結果をそこに簡単にメモしてフラグを立てるようにしました。その内容は、自分が【朝メール】をまとめるついでに毎朝チェックするルールにしたのです。これにより事前情報がシェアされているかが機械的に確認できます。

更にはサポート島の横にホワイトボードを置きました。そこに一週間分の設置作業一覧を記載してもらっています。作業状況は電話連絡などがあり次第、他の人にも見えるように書き込みがされるようになりました。これにより、現場で何が起きているのかが一目瞭然になります。会社全体として真剣勝負に臨めるわけです。

その結果、効果てき面でした。情報のシェアは目に見えているだけで、随分と進むようになったのです。見えていれば気になるのが人間の本分ですから。

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先週、営業島でもホワイトボードが欲しいとリクエストされました。なんでも、年次更新の請求取りこぼしがポツリポツリと発生していて、そのフォローに使いたいとのことです。担当者をフォローが悪いと責めてしまうのは簡単です。ところが、そういう選択肢を取るのではなく、それをサポート島のホワイトボードのように見える化する、そして、仕組みとして取りこぼさないようにする、そういうアプローチを取りたいとのことです。

『ミスがあってもそれを個人の責に問わない
  それはそれを逃してしまった仕組みの責任である』

この考え方が浸透しているということを嬉しく思いました。

早速ホワイトボードを購入し、昨日、直近の年次更新の一覧が書き込まれました。完了は赤ペンで示されています。一目瞭然になりました。やはり「一覧表はファイルサーバーにあります」ではダメだったのです。

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ホワイトボードローテクでも大歓迎です。チームマネジメントこそが重要なハイテクなのです。その実現手段はＩＴだろうがホワイトボードだろうが関係ありません。どんどん改善していきましょう。そして組織としてミスが少ない体制にしていきましょう。引き続き改善をよろしくお願いします。