円滑な仕事のためには、思考を排除することそして人を排除すること
こんにちは。穂苅（@tomoyanhokarin）です。
今回は、
円滑な仕事のためには、思考を排除することそして人を排除すること
について取り上げてみます。
仕事が終わらない、、、
こういうことはよくありますよね。。。（ホントは無いほうがいいのですが）
こういう場合は、主にオペレーションがうまく回っていないのが大きな原因ということがほとんどではないでしょうか。
オペレーションという言葉も曖昧というか、意味の広い言葉なので良くないですが、
「業務の目標を達成するため、物事を運営・推進する手順を定めること。」
ということで進めます。
ここがうまく機能しないと、
実務がうまく回らない→滞る→時間内にできない→時間をかけることでカバーしようとする→orz
ということになります。
では、どうしていったら良いのかというと、
思考の排除を目指すこと
です。
つまり、手順・マニュアルをしっかり整備し、管理することで実務上での余計な思考の回数と時間を排除すれば良いのです。
はたらこねっとの業務効率化調査を見ると、
業務で無駄を感じることの第1位は、「企業の慣習から抜け出せず、非効率的に業務が回っている」で64%、しかも1週間に5時間以上という人が21%もいるという状況です。
この理由としてあるのが、「二度手間作業」です。
情報共有の不足により、同じことを何人もの人がそれなりの時間を使ってやっていたり、
そもそもやり方や状況を確認したりするだけで1時間・・・のような状況は結構あるようです。
こんな状況を解決するためには、そもそも人が判断することをなくせば良いわけなので、必要な作業をMECEに分割し、それぞれの対応マニュアルを作っていくことで解決できます。
更に、これは難しいことですが、
日々情報や状況は変化していき、それに対してアップデートが発生することになるため、担当者を決めてそこにあらゆるマニュアルが集約するようにし、その担当者が全社共通のナレッジとして公開するというフローが、
マニュアル・ナレッジの質の維持という面で望ましいと考えています。（ナレッジ担当大臣のような）
このゴールは、
新しいメンバーがジョインしても、そのナレッジ・マニュアルを使うことで同程度の質の仕事が短時間でできるようになるということです。
ここは、課題になっている会社であれば、リソースを使ってでもやるべきだと思っています。
特に、業務範囲が明確に分かれていないような会社ですね。
更に、これを突き詰めていくと、
人を排除する
というところまでたどり着きます。
これは、
自動化をして機械にやってもらう
という意味です。
機械が得意な、
- 同じことの繰り返し
- 計算、処理
に関しては、積極的に自動化していくことが重要で、これが出来てしまえば、
勝手にやってくれるようになるため、人間の仕事を減らすことが出来ます。
RPAツールを使うというのはもちろんのこと、今だと、Pythonを使って業務を自動化するというのがメジャーになってきていますね。
こういった「システムにあわせて働き方を変えていく」
というアメリカ的な考え方でやっていくことで
「仕事が、、、終わらない、、、ﾟ(╯°□°）╯︵ ┻━┻」
状態を解消する1歩が踏み出せるようになります。
（ちなみに、日本的な考え方では、「人の働き方に機械やシステムの方が合わせる」というものです。もしかすると、この考え方も一昔前の話なのかもしれませんが。）
ただし、すべての業務が自動化できるというSci-Fiの世の中になることは考えにくいため、
人が関わる仕事については、マニュアルとナレッジで対応することで会社が大きくなってもうまく回していけるのかなと思いました。
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