リモートで起きやすい「イメージと違う成果物」への対応

リモート環境が続く中、依頼した仕事を確認すると、「えっ、何でこんな？」、「あれ？どうしてここがこうなる？」など、イメージと違う成果物が出てくる頻度が上がっていないでしょうか。

納期に余裕がないときなどはとてもストレスフル。できるだけそのような事態は避けたいもの。
イメージと違う成果物になる原因
イメージと違う成果物になる原因。それは、「こちらがイメージしたことが伝わっていない」からです。

ではなぜイメージが伝わらないのか。まずは、リモートに関わらずよくある伝わらない要因をあげてみると。
１）理解の背景の違い：世代、文化、学習歴、価値観、好み、言葉の解釈などが異なる
２）情報の不足：前提となる情報（５W３Hや期待イメージ）の伝達不足
３）伝達手段の偏り：メールのみ、口頭のみなど
などがあります。

これらの問題に対してよく取られるアプローチは「見える化（可視化）」で、図やイラストなどを元にイメージをすり合わせることが有効とされています。

しかし、リモート環境下ではそれをやっていてもズレやすくなっていると感じている方も多いのではないでしょうか。それは一体なぜなのでしょうか？

なぜリモートはズレが生じやすいのか？
リモートでズレが生じやすいのは、「一人でいる時間が長いこと」が要因ではないかという仮説を立ててみました。
その仮説を少し具体的にしてみると、
①一人でいる時間が長いので、自分の思考に囚われやすくなる
（周りの意見や考えなどに触れる機会が極端に少ない）
②行動範囲の制約を受けているので、アイデアや発想が狭くなっている
（イメージが湧きにくい）
③目的的なコミュニケーションが中心になり、知らず知らずのうちにストレスが溜まっている。そのため自己防衛本能が強くなり、自分の好みや得意なスキル（過去にうまくいったこと）で対応する傾向が強くなる
④こちらからは見えない影響（プライベートも含め）を受けている（同じ場所で働いている時は、考えていることや感じていることが何となく汲み取れるが、リモートでは汲み取りにくい）
⑤何かが極端になっている（業務以外のコミュニケーションがない、身体を動かしていない、ミーティングには参加しても自分から発言していないなど）

この仮説を立てる過程で気づいたことは、リモート自体にも問題となる要素はもちろんありますが、より大きいのは外出自粛など、極端な状態が長く続いていることに起因しているように思えます。

極端な状況下にあることを前提にしたコミュニケーションの場の設計
このことから、マネジャーやリーダーなど仕事の依頼をする側は「極端な状況下にある」という前提をもっておくことが必要だと思います。
その上で、うまくいっている人や組織ではどのような取り組みをしているか。
色々な人にお話をうかがう中で、取り組みやすそうだと思ったものを紹介します。
１．「たたき台」となるイメージを定期的にすり合わせる
→仕事を依頼する側が、業務計画や完成イメージ（ラフ）、言葉の定義を常にすり合わせる
２．コミュニケーション手段を増やし、短い時間での頻度を上げる
→メール、チャット、電話、オンラインミーティング（面談）など、相手の特性に合ったコミュニケーション方法を採用する（確認したいことが、メールやチャットなど、うまく言語化できない人も意外と多い）
３．遊びの時間を意識的につくる
→オンラインの「雑談部屋」など集まれる場をつくる
４．チーム内のメール連絡はルールを決めて極力減らす
→読まなくてよいメールを開く時間を減らすために、チームで話し合い、メールなどコミュニケーションのルールを決めておく

それから、ここからは私からのＰＲも含みますが、社外の人と意識的に交流を図ることも有効です。特に今はリモートでつながりやすいので、セミナーやコミュニティで、今まで出会うことがなかった人たちと話をすることで、色々な考え方や価値観に触れられ、意識や思考を広げることができます。

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