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連絡事項や指示は「文書化」され、口頭が伝わりにくい?新人世代のOJT

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4月・5月は新入社員~若手社員を対象に、対面、オンラインの両方で研修を担当しました。その時に「オンライン」環境下におけるOJTで意識すると効果的な、ベーシックなコミュニケーションについての気づきがありました。今回はそれを紹介します。

新入社員対象のオンライン研修で気をつけていることは「明確な指示」。
というのは指示が曖昧だと、フリーズして動けない参加者が多いからです。

「対面」の場合は多少曖昧な点があっても、
・参加者同士で「今の、こういうことでいいの?」
と確認し合ったり、
・「すみません、こういう理解でいいですか」
と、個別に確認にきてくれます。

しかし「オンライン」の場合は、
・参加者同士で確認ができない
・全体の場でミュートを外して質問するのは勇気がいる
・チャットに書き込むのも躊躇する
という理由から、「確認する」という行為自体がハードルが高い様子。

そのため、「指示は明確に伝えること」を心掛けているのですが、ワークを提示しブレイクアウトルームに移動後の会話を聞いて「はっ」としました。

「ねぇ、こういう理解でいいの?どこかに書いてあった?」

「指示はどこかに書いてある」という前提?
なるほど。
2020年以降、オンライン化された授業では、指示や連絡は基本的に「文書」が中心だったのではないでしょうか。それをよりどころに1年過ごしてきたのであれば、口頭での指示や連絡は記憶に残りにくいのかもしれないな、と思ったのでした。

ということは、OJTをオンラインで指導するにあたっては、
①連絡や指示は、ひとまず「文書」にして伝える
という方法を取るか、
②確認しやすい関係性をつくるか
をしたほうがよいなぁということでした。

とはいうものの、雑談や昼食時の会話、懇親会などがしにくい昨今。
「関係性の構築」も、しにくいと感じる上司や先輩もいるかもしれません。

「口頭伝達」のトレーニングポイント
そこでお勧めは、
・口頭で伝えたことを「書き留めて→復唱してもらう」
・復唱内容に対して、笑顔でOKサインを出す(ちょっとオーバー目)
という双方向のコミュニケーション。

そして必ず、進捗または完了時の確認タイミングを明確にしておくこと。
これらはかなりベーシックなコミュニケーションのポイントですが、状況が複雑化しているときほど基本に立ち返る。それが結果的にお互いにラクになる秘訣だと思います。

オンライン環境下のOJTのヒントになれば幸いです。
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