机に紙を積み上げない

かつての同僚が現在の私のオフィスの机を見ると、多分驚くと思います。書類の山がありません。机の上には電話2台、カレンダー２つ、目薬を置いている小さなトレーが一つ、自分の名刺を挟んだ小さなPOPスタンドみたいなのが一つ。それと大抵ペットボトルのお茶が1本。以上終わり。

あとは？机の引き出しに入りきらないものは、そもそも印刷しないし、必要があって印刷しても不要になった瞬間に半分に切ってクリップで留めて自作のメモ帳。もちろん機密関係はシュレッダー。以上終わり。やれば出来るもんです。

きっかけはフリーアドレス

現職で、つい最近まで一年ほどフリーアドレスの席でした。席に居る方が長いのになんで？という話もあったのですが、諸般の事情でそうなってしまいました。さて、大変です。荷物の置き場はアサインされたキャビネットだけ。共用の荷物や書類を置くスペースはありますが、そもそも机の上は毎日きれいにして帰らないといけない。実はフリーアドレスとは言え、何となく席が決まっていました。とは言え、やっぱり綺麗にしておかなくてはいけない。
それまでは机に積み上がった書類から必要なモノを一発で引っ張り出せる能力を誇っていましたが、そもそもありえない。
さぁ、どうするか。

終わった仕事の途中経過を紙で残す必要がどこまであるか？

これは仕事の内容にもよると思いますが、よくよく考えると最近は説明資料もパネルのデータや図面も全部メールかCD/DVDでやり取りです。
「元は紙じゃないじゃん」

手書きだと読めなくなることとかあるので、修正の指示も最近は結構PDF上でやっちゃったりします。最初は面倒くさいのですが、慣れてしまうと読めない指示に困ることが減って、皆が幸せになれます。手書きの指示ももちろん残るのですが、これもスキャンしてPDFにして一緒にメールで修正指示します。
「戻しも紙じゃないじゃん」

媒体資料とか会場の資料はどうしても紙で残ります。でも、よくよく考えると自分で抱え込む必要はありません。データでもらった図面は普通にサーバーか自分のPCのディスクに入れて、残った紙は共用キャビネット行き。そうすると、意外と数人で同じものを持っているのが発覚して、余分は処分。
「以外と自分で持ってなくて良い紙がおおいじゃん」

もちろん監査上必要なものとか、本当に最後の記録として何かしら手元に紙でおいておきたいものがあります。もちろん、現在動いている仕事の関連資料で、すぐには捨てられないものもあります。でも、そんなにたいした量ではないのに気付きました。
「机の上に積み上げてたのは一体なんだったんだ？」

最後は、それでも残った紙。でも、必要なデータが残ってて、必要な時に印刷できれば用が足りる。置いてる紙なんて、結局3ヶ月、半年、一年と見向きもしません。結局要らないことに気付きました。
「この先、見る可能性が無い紙は捨てよう」

結果的に、机の引き出しはスカスカ。とりあえず今現在必要な紙と、捨てちゃいけない就業規則とかだけになってしまいました。
「やればできるじゃん」

結果的に、現在私の机の上には、その瞬間見る紙だけがある状態。不要な場合には引き出しに仕舞ってしまうので、PCだけで作業しているときには何もありません。
「でも、もっと大きなものが・・・」

前にも何度か書きましたが、今使っているオフィスのPCはB5サイズのThinkPadです。でも、それにマイクロソフトの巨大なエルゴノミック・キーボードと、これまた大きなマイクロソフトのトラックボールが鎮座しています。PCとキーボード類だけで、実は狭い机の上の三分の一くらいは塞がってしまっています。ある意味、フリーアドレスの席で荷物が置けなかった状況よりもっと厳しい。そもそも紙を積み上げるスペースが殆ど無い。ということで、「机の上に紙は無い」ではなく、実は「机の上に紙を置けない」なのかもしれません(笑

必要は発明の母というのとは少し違いますが、どうしようもないと何とかしちゃえるものだというのを日々身をもって体験状態です。