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通信業界特殊偵察部隊のモノゴトの見方、見え方、考え方

何故ホワイトペーパーを書くのを嫌がる人が多いんだろう

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私は就職して最初に染まった文化のせいか、とにかく成果なり何なりを何らかの形でドキュメントに残す習慣がついています。でも特に最近、凄く知識があったり経験があるのに、それを文字にする=ドキュメントを書くことにしり込みする人と接する機会が多くあります。もったいないなぁと思うのですが・・・


極論ですが、解説文章の無いパワポの企画資料しか作れない企画担当者は駄目だと思っています。

全ての作成した資料に解説文章を書けるかどうかは別として、ある程度一人歩きさせようとする企画書であれば、その解説を文章として付けるべきだというのが私の持論です。説明資料に説明原稿、状況によってはナレーション原稿を付けられないのも言語道断だと思っています。

そもそも、その資料を誰かにプレゼンテーションするのであれば当然説明のための文言を頭で構成するわけです。本気のプレゼンであれば必要に応じて説明する補足資料もあるでしょうし、それについても何を喋るかを決めていると思います。一言で言うとナレーション原稿ですね。まずナレーション原稿を書いてみる。文字にする。それが解説文章の第一歩じゃないかと思います。


話し言葉と読み言葉は当然違います

話し言葉をベースにした文章はたいていの場合後から読むに耐えませんから、それを読み言葉に書き換えてみる。読んでみると当然喋りとは違う説明をしたくなる部分が出てきます。そこにちょこちょこっと手を入れてみる。ちょっと体裁が変わってきたことに気がつくはずです。話し言葉を読み言葉に変えてみるのは大事なプロセスです。

その文章の見出しを整理してもうちょっと体裁を整えたら、ホワイトペーパーの出来上がりです。どこかにロゴでも入れたら完璧です。別に100ページ必要じゃなくてA4裏表だって良いんです。そんなに難しいことではないと思うんです。ちょっと乱暴な考え方ですけど。


四の五の言わずにとりあえず文字にしてみる

「お前は文章書くの好きだからできるんだよ」という話があるかもしれません。確かに私自身は昔から作文は好きでしたが、基本は話し言葉をそのまま文字に置き換えているだけなので、文才と言うには程遠いのが現実です。少なくとも文筆家の器ではありません。

ただ最初に居たIBMで、特に海外のエンジニアやら何やらが書いた、当時RED Bookなどと呼ばれた正規のマニュアルとは違うさまざまな解説のドキュメント(今もあるのかどうかは良くわかりません)に随分と助けられたことがあり、若造なりに自分の活動や経験を文字に残すことを昔から心がけてきたという経験を持っています。誰かに読んでもらうというほど高尚なものではありませんし、習慣とまでは行きませんが、時々思うことを文字にしてみるというキモチです。

ブログに何か書き込むのと行動原理は同じかも知れません。


一度小論文とか卒業論文とかの悪夢を忘れてみる

「小論文」と聞くと入試を思い出して暗い気持ちになりますし、単に「論文」と聞くと大学の卒業論文を思い出してもっと重い気持ちになります。業務報告書までなら我慢しますが、始末書なんてのは最悪です。書きたいとは思っていないことを書くのは楽な作業ではありません。

でも、とりあえず自分の経験したネタを文字にする、あるいは自分の考えるところを別に制約無しに文字に置き換える作業というのは、一度始めてしまえば結構面白いものです。語彙の少なさに愕然としたりしますが、別に小説を書くわけではありませんから、まぁ、とにかく書いてしまう。そして、それに適当なタイトルをつけて見出しを整理すれば立派なホワイトペーパーの出来上がり。


最初に戻って、企画資料に解説文章を付けられるかという問題

資料の作り方には大きく二つあって、読ませるための資料と、話のための補助資料。ここで言うのは前者です。正直、文章・・・というか仕事のためのドキュメントを読むのを嫌がる方が多いという実感があります。技術解説ならいざ知らず、ストラテジーに関わるような文章は難しいし忙しくて読めないとか、こんな文字ばっかりのは嫌だとか、そんなの難しくて書けるか!みたいなのだとか。でも、きちんと考えを伝えるためには絶対にそれなりの内容を持ったドキュメントが必要だと思います。ちゃんと説明できるんだったら、それを文字に置き換える作業の手間さえいとわなければ出来ると思うんです。最後はやる気になるかどうか。責任を取りたくないから文章にしないとか言われると身も蓋もないんですけど。

喋り言葉を置き換えるように書いてみて、それでも書けなくなってしまったら・・・ 多分その資料をちゃんと説明できないはずです。頭の中で構成する話は適当にごまかせますが、文字にすると逃げようが無い。あいまいに説明しようとしているところは、あいまいな表現の文字に置き換わってしまう。一目瞭然です。


自戒をこめて

話を聞かないと理解できない資料を作る必要がある場合には、もちろんそうします。ただ最近の私の立場は、自分が作った資料と原稿を誰かに喋ってもらうというのが殆どです。ある時は役員だったり、ある時は上司だったり、ある時は営業さんだったり、またある時はイベント会場のナレーターだったり。

社内の関係者であればある程度ほったらかしにできますが、社外の人のための原稿だったりすると、きちんと文字にして読み込んでもらい、更にそれについての補足の説明をし・・・

文字に置き換えられるくらい理解していないと、全然役に立ちません。なんだか反省材料に事欠かない今日この頃です。

Comment(6)

コメント

岩永さんこんにちは。
日本のベンチャーとかだと、社長レビューを切り抜けるとか、なんとなく合意を取るとかいうプロセスでモノゴトをなんとなく決めて進めるケースが多くて、となると根幹の仕様を固めたドキュメント不在とかいう事態がありえるかなと思います。プレゼン資料でも具体性が欠け、先に永井さんが提起された「なぜ、日本人のプレゼン資料が海外に伝わらないのか?」のようななんとなく伝える資料だけが残るとか。

このあたりを変えるには、Wikiでプランを書いて皆がそれを見て仕事を進めるとか、プロセスを変えないと変わらないのかもなどと感じています。

坂本さん、コメントありがとうございます。
経験的にも、そして最近も、何となく総意でモノゴトを動かす事が多くて落ち着かないなと感じることが多いんです。意見に責任を持たせる意味もあり、作りっぱなしのpptだけではなくきちんと記述されたドキュメントが無いと落ち着かないんですね。キツイ言い方をすると逃げ道を塞ぐと言うことかもしれませんけど。

数年前に担当したある製品のプロモーションの仕事で本来拠り所となるべき根幹の仕様を記述したドキュメントが全く無いなか数ヶ月間七転八倒した経験もあり、私自身としてはどうしても「紙」に残る証拠を信じる傾向があるようです。


ところでWikiに関しては、それをビジネスプロセス上どういう風に活かす事が出来るのかについてよく理解できてません。オーナーシップと内容の校正(修正?)履歴や責任がはっきりしない仕組みに抵抗があるのかもしれません。まだ勉強途上です。

いわながさん、こんにちは。
ドキュメントの大切さはイベントで痛感しました。マニュアルに書いてないことは決まってないことなんだと。結局自力では作りきれずイベント会社に助けていただいて40ページ程度のマニュアルになり、おかげで乗り切れました。

Wikiについては、
・生きて参照され続けるドキュメントであること
・誰がどこをどう直したかトラッキング可能であること
という2つのメリットを感じています。企業内Wikiでは結局プロジェクトリーダーが仕切って一人で書くわけですが、何かサブプロジェクトリーダーや上のマネージャーが口出しできて、何か変わったら直すという仕組みが明確にある点をメリットに感じます。

実際、上や下や横から口出しされて方針が変わっていくのが現実のプロジェクトですが、それにドキュメントがついてこれるのがいいなと。

Wikiの逆でNotesリポジトリにアップロードされたMicrosoft Wordファイルとかになると...権限が無いからちょこっと直したりできず、ドキュメントと現実が乖離したりとかを見てきました。幕が下りたら一区切りというイベント系とぐずぐず、右往左往しながらずっと続くプロダクトマーケティングの性質の違いによるかもしれません。

坂本さん、コメントありがとうございます。
ドキュメントの形が紙なのか画面なのかはとりあえず横に置いてドキュメント自体のあり方を考えるとそもそも・・・ 例えば「静的で良いドキュメント」と「変動するドキュメント」の求められるものが違うというところに行き着くのかもしれないという気がしてきました。


イベントの場で言うと、それなりの人数が一定の期間、決められた手順で動く必要がありますから、本番が始まる時点でのルールを決める必要があります。当然本番を迎えるまでは日々・・・というか時々刻々手が入りますから、その時期は変動する意味があるドキュメントです。しかし一旦スタートしたら全員が決まったルールにしたがってある一定の役割を果たす必要があるわけで、最終的に利用される場という言うことを考えればイベントの運営マニュアルは静的なドキュメントといえます。


またホワイトペーパーというものは、ある事象をある時点でのある視点で切り取って解説や説明を行うものですので、これも出来上がれば静的なドキュメントである必要があると思います。変更が無いから死んでるわけではなく、ある一時点を切り取ることに意味があるわけですね。


それに対して、たとえばIT関連の開発プロジェクトなどは走りながら変更を加えてゆくものですから、常に最新の状況がそこにあり、変更履歴は必要に応じて参照できる状態である必要があるんじゃないかと思います。変動していることに意味があるわけではなく最新の状況がどうなのかを伝える必要があるという意味で、前2者とは全く求められるモノが違うような気がします。


ただ、それらのドキュメントを検索する、あるいは管理するという意味でWikiという仕組みが良いのか、エンタープライズ・サーチのような仕組みが良いのかについては、その組織で求められる仕組みや構成する人の意識やら何やらが絡む難しい問題がある気がします。個人的には前職でエンタープライズ・サーチのソリューションのマーケティングをやっていたこともあり、その立場から言うとWiki自体も静的なドキュメントの一つであるような気もしていたりします。


なんだか迷路に入ってきちゃいました。そのあたりを整理して、そのうち別のエントリーにしてみようと思います。

こんばんは。お疲れ様です。
記事の件には素人ですが、理解できたのは「なんにでも通用する」「他の人によりわかりやすくする」「責任を持つ」
などでした。
私のような素人にもとてもわかりやすい素晴らしい文ですね。このような書き方のドキュメントでしたら、どなたでもわかりやすく、間違いはないでしょうね。記事を拝見して実感しました。ありがとうございました。
時に、どちらかで講義をされているのですか?

unimaroさん、コメントありがとうございます。
恐縮です。
ご評価いただいたようなことが常に実践できていれば良いのですが、修行が足りないのをこの歳になっても痛感します。

> 時に、どちらかで講義をされているのですか?
いえいえ。タダの現場叩き上げサラリーマン(笑)ですから。このような話でも・・・とお声を掛けていただければ手弁当ででもありがたくお受けさせていただくのですが、そもそもそんな声は全然かからないです。

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