人が鍛えられる、e-Janでの会議議事録の取り方

おはようございます。

シンガポールは経度の割には時差で無理をしているので夜が明けるのが遅いです。暗い中での朝メ作成作業開始 5:37 2014/08/28 (タイムスタンプは日本時間です)

＝＝＝ほぼ毎朝エッセー＝＝＝

若手のＯさんの日報から引用しましょう。

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[Good News / Special Thanks To]
・Development Issues Review MeetingにてＫさんに依頼されて、本日初めて議事録作成を担当しました。今まで前提知識の不足から遠慮していたのですが、ようやくほぼ全ての話についていけるようになったので思い切って引き受けることにしました。
会議中、適切な日本語がとっさに思いつかず、大変ご迷惑をお掛けしましたが、皆さんにサポートして頂きながら何とかこなすことができました。表現能力、理解力等、ものすごく鍛えられるのを感じます。
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そう。

e-Janでは会議を、議事録を皆の目の前にあるスクリーン上に、メモ帳などのエディターを使って、リアルタイムで書き出しながら進めています。

会議ではボランティアの議事録タイピストが、会議の内容を要約しながらスクリーンに書き出していくのです。議事を取る人には、選ぶ語句の適切性、会議を阻害しない速度性、タイプの正確性など、それなりの能力が要求されます。皆が当たり前のようにやっていますが、なかなか緊張感があるものです。

会議が終わった段階では、その内容を社内イントラ上の会議議事録の場所にペーストしておくことで記録を取っています。掘り出していけば会議の記録は詳細に残っているというわけです。

思い出してみると、これを始めたのは15年前になります。結構な伝統があったりします。

15年前、起業しようとしていたとき、ビジネスプランを作成していました。その際に、前職職場の会議室を休日に借りて、プロジェクターでパソコン画面を参加者の前に映し出しながら、意見を出し合いその場で修正しながら進めていく手段を取りました。

その時にこのスタイルの効率の高さを実感しました。

当時プロジェクターは50万円以上もするものでしたが、効率の高さは重要だと考えたので、2000年の開業当時から設備を用意してました。今も全ての会議室机の横には大きなスクリーンを設置しているのはそのためです。

皆の前でタイプしながら会議の議事を取る緊張感に、どんどんとチャレンジしてもらいたいと思います。かなりの能力開発にもつながります。

お勧めですよ！