会議を効率的にするために意識するといい４つの目的と３つの準備項目

おはようございます。

１月も最終日。ここにきて寒さが厳しさを増しています。そもそも、一年で２月が一番寒いのですよね。早朝出社をしていると、日の出が次第に早くなっていることがわかります。すでに春に向かっているのです。太陽からのエネルギーを沢山得るようになっているのに、より寒くなるのには、ちょっと違和感を覚えたりします。夏の８月も同じことですね。太陽の動きとは違って暑さが後からやってくる。

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今朝のDR(日報)にコメントがありました。

[News]
* 長時間の会議は、頭の疲れと拘束時間で大変です。
→僕はまだ会議が少ないほうですが。。。

昨日の企画会議は、そもそも長い２時間の予定が２時間半かかりました。
確かに疲れる場でした。何かの改善方法がありそうです。

今朝は会議について、ちょっと考えてみましょう。

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そもそもなんで会議というものをやっているのでしょうか？

自分は会議には、順番に次の４つの目的があると思います。

（１）報告により課題をクリアにして共有する
　　　　　↓
（２）課題の解決方法について皆で知恵を出し合う
　　　　　↓
（３）解決方法を決める
　　　　　↓
（４）アクションを個人やチームに託す

そして、会議から離れた中で、個人あるいはチームが実際に動きます。

　　　　　↓
（５）アクションを起こす
　　　　　↓
（６）結果が出る

そして、結果が出れば報告をします。「課題」は深まるわけです。それをクリアにして共有する。すると次のサイクルへとスムーズに入っていきます。

（６）結果が出る
　　　　　↓
（１’）報告により課題をクリアにして共有する
　　　　　↓
（２’）課題の解決方法について皆で知恵を出し合う
　　　　　↓
（３’）解決方法を決める
　　　　　↓
（４’）アクションを託す
　　　　　↓
（５’）アクションを起こす
　　　　　↓
（６’）結果が出る

これが我々の日々の仕事のプロセスであり、この（１）～（４）のために会議が必要なのです。だから会議は定例開催にする意味があります。また、業務内容によっては比較的短いインターバルにする必要があるでしょう。

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事前準備が少なければ、会議の（１）と（２）に時間とエネルギーが使われます。そして会議の準備に多くエネルギーを費やしてしまうのは問題です。一方、準備が多ければ効率的になります。疲れも少ないでしょう。

では、実際には何を準備すればいいのか。このプロセスをスムーズにすることを視点に考えてみましょう。すると次の３つに集約されるのではないでしょうか。

（Ａ）前のサイクルからの結果をとりまとめておく

（Ｂ）課題を自分の中でクリアにしておく

（Ｃ）何に知恵を出しておいて欲しいのかを箇条書きにしておく

これだけのことで、より充実した会議になるでしょう。日々の会議ではこういったチェック項目を準備して臨むのもいいかもしれませんね。

今朝はそんなことを思ったのです。