OpenAI新製品 dots の便利なユースケースは、間接部門の課長・部長の定型業務を「時短」できる「秘書エージェント」
ユースケース研究家の今泉大輔です。さっつーのAIエージェントでは監修をしております。これまで開発したユースケースは、たぶん、両手の指の数ぐらいはあります。
OpenAIの新製品が団子になって発表されました。どれに注目するかは人によって違うと思います。私は「24時間働き続ける」という触れ込みが刺激的な dots に注目しました。
これは一言で言うと、
今まで、秘書を持てなかった人が、秘書的な作業を任せることができる「秘書エージェント」です。係長、課長、部長など部下を持つ人で、部下の数ぶん、やたらと仕事が多い人かつ仕事の中身は何割かが定型業務という人には、うってつけの「秘書エージェント」です。ダイナミックな対人コミュニケーションや意思決定が必要な営業部門など直接業務の部門ではなく、総務部、経理部などの間接業務部門の中間管理職の方に向きます。
Microsoft TeamsないしSlackでガンガン事務処理が回っている会社で使うと、めちゃめちゃ威力を発揮するようです。
なお、このユースケースは、若手筆頭的な存在感のあるGrokとの夜中の議論により開発されました。
OpenAIが発表した「dots（ドット）」は、ChatGPT上で動く常時稼働のエージェントです。個人事業や少人数の会社だと、SlackやTeamsを「社内チャット」以上のものとして想像しにくいことがあります。一方、大企業では、SlackやTeamsは雑談の場ではなく、依頼・催促・例外相談・報告の材料が流れ込む作業場です。
経理や総務などの間接部門では、仕訳や備品発注そのものより、中間管理職が抱える「追う・揃える・言い換える」仕事に時間が取られがちです。dotsを「自分の仕事専用の秘書」として置くと、その部分を先に減らせます。本稿では、総務の課長・部長を念頭に、Slack / Teams上で何が時短になるかを整理します。
大企業のSlack / Teamsで、課長・部長が実際に抱えていること
間接部門の管理職の1日は、次のような形になりやすいです。
- 朝、未読が大量に溜まっている
- 「これは自分宛か」「見ておけ案件か」が混ざっている
- 請求、申請、入館、契約更新、トラブル一次情報がチャンネルとDMに散らばっている
- 部下が処理していても、締切と例外だけは自分が把握していないと事故る
- 週1回、上長に「滞留・リスク・人手不足」を短く説明する必要がある
実作業の多くは、部下か既存システムが担っています。管理職の時間を食うのは、専門判断そのものより、チャットに溶けた秘書業務です。dotsが入るのは、まさにそこです。
「秘書」という比喩が合う理由
dotsは、会話が終わっても裏で仕事を続けられます。専用のクラウドパソコンとブラウザを持ち、連携したアプリの情報を読み、期限や抜けに気づき、結果や判断材料を戻してきます。
秘書に任せる感覚に近いのは、次の5つです。
- 朝、全体を自分で開かなくても、今日見るべきものだけ届く
- 催促を自分の記憶でやらなくてよくなる
- 「これ通る？」への一次回答案が先にできる
- 週次報告や部内会議の材料が先に揃う
- 期限切れで発覚していた漏れに、期限前に気づきやすくなる
消えるのは決裁ではありません。残るのは、例外を通すこと、対外的に約束すること、人を動かすことです。減るのは、その前段の交通整理です。
総務課長の1日で起きること
想定チャンネルは、備品、来客、入館、社内周知、定期契約などです。
以前は、朝1時間かけて未読を開き、「あの件はどうなった」「期限はいつか」を自分の頭で再構成していました。dotsを秘書にすると、朝には「本日締切、不足項目、止まっている依頼、夜間に起こすべきトラブルかどうか」が一覧で届きます。
たとえば、来客依頼のスレッドに必要事項が足りなければ、駐車場、入館、Wi-Fi、人数確認までチェックリストにして担当へ振ります。社内アナウンスはトーンを揃えた下書きまで作り、発信は課長が承認します。複合機や警備、清掃のような定期契約は、更新月を先に知らせ、見積依頼文まで用意します。
現場対応そのものが消えるわけではありません。減るのは、依頼の型化と期限管理です。部下から見ると課長の反応が速くなり、課長から見ると下調べ済みの案件だけが残ります。
部長の1週間で起きること
部長の仕事は、個別スレッドを全部読むことではありません。見るべきは、滞留、リスク、人が足りないところ、上に説明する材料です。
以前は、日曜夜や月曜朝に「各課から話を聞き、自分で3行に圧縮する」作業が発生していました。dotsを秘書にすると、金曜時点で「遅延案件、理由、影響する締め、必要な判断」の下書きがあります。週次ミーティングのアジェンダも、未読の海からではなく、整理済みの一覧から始められます。
ここで大事なのは、部長がdotsに決裁相当をさせないことです。部下が課長を飛ばしてドットに「これで進めてよいですか」と聞き始めると、現場の責任分界が崩れます。最初から「対外発信と承認は管理職、ドットは下書きと催促まで」と決めておく必要があります。
Slack / Teams上での見え方
個人事業の感覚だと「AIに仕事を頼む」ですが、大企業の間接部門では次のように見えます。
- 課長がDMで「今月の未処理だけまとめて」と頼む
- チャンネルで「このスレッド、申請として足りない項目を書いて」とメンションする
- 部下は従来どおり、人間の上長にも共有する
- ドットは原則、依頼した管理職に返す。チャンネルで話し始めるのは許可したときに限る
効果のイメージは、「午前が未読消化から、例外判断に変わる」です。削減されるのは、総務や経理の専門判断そのものより、管理職がチャット上で果たしていた秘書業務です。大企業でSlackやTeamsが強いのは、その秘書業務がすでにチャットに落ちているからです。
1週間の変化
| 以前 | 以後 |
|---|---|
| 朝1時間が未読確認 | 朝15分が例外確認 |
| 催促を自分の記憶で行う | 催促は秘書、例外だけ介入 |
| 週報を休日や早朝に書く | 金曜時点で下書きがある |
| 「あの件どうなった」が自分に集中する | まず一覧が来る |
| ミスは期限切れで発覚する | 期限前に気づくことが増える |