平易な英語でビジネス・レターを書こう

仕事上、海外の同僚とeメールでやりとりをすることがあります。その返事に時々書かれているのが、下記のような感想。

「あなたの英語って、私のお爺ちゃんが書いた手紙みたい」
「君の英語は、格調高くて文学的だね」　＜＝　揶揄してます。
「君の英語は、丁寧すぎて分かりにくいね」

自分でも、これって受験英語の熟語かなとか、would, couldの連発で丁寧すぎるかなとか、日本人がついついやってしまう受動態が多いなあと思いつつ、どうしても冗長な英文になっていると思ってました。

ビジネス・レターは、正しく伝えたいことを簡素に言うのが良いようで、海外でも文語的なものから会話的なメールにしようという動きがあるようです。つまり、英語ネイティブの人でも冗長な表現を使ってしまうのだそうですね。

例えば、

I should be grateful if you would be good enough to advise us ....

「教えていただけるとありがたいです」ということを丁寧に表現しているのですけど、これって

Please let me know ...

でいいですよねということ。ついつい上のような長ったらしい英文を書いてしまいがちですが、会社の同僚には、下でいいでしょう。むしろ、下の方が分かり易いし、スピード重視のビジネス・レターでは簡単な方が好まれるそうなのです。まあ、これは違いを分かり易くするための例で、実際は上の文章を思いつく方が日本人には難しそうですが。（笑）

もう一つ、受動態は堅苦しく響くとのこと。

The new system was developed by our staff.
Our staff developed the new system.

下の能動態の方が主体が分かり易くなり、文章もシンプルになりますね。
こうした事例が紹介されている「英文ビジネスライティング大全」がとっても参考になりました。

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こちらの書籍、単に英語表現のことだけが書いてあるのではなく、コミュニケーションの在り方についても丁寧に記されています。感情が伝わりにくい「文字」だけのコミュニケーションでどう人間関係を構築していくべきか、広報やマーケティングの仕事に就いている人にも参考になると思います。
後半の実際のレターの例文が、製品の受発注のものが多いのが真新しさが無いですが、メールのレイアウトやちょっとした言い回しが参考になりました。（転職の際の自薦文の書き方などもありました。。。）

この本の中でも紹介されていますが、Plain English Campaign というサイトがあり、丁寧すぎて堅苦しい英語より、簡潔明瞭な表現を目指しましょうという運動があるようです。無料で参照できるガイドがあり、こちらも有用です。

海外の同僚から、「分かりにくいメールだ」と言われないように心がけてみたいと思います。丁寧すぎて伝わらないより、簡素で読み易い方が相手にとってもいいですよね。