会話以外のコミュニケーション

仕事でメールを使う機会は多い。

いつの頃からか、用件のやりとりに要する回数をできるだけ少なくするように心がけるようになった。
複数人へ業務の段取り指示や重要情報の告知をするときなど、1回で全員に漏れなく伝わるとなんとも快感なものである。
相手は自分だけとメールで会話しているわけではない。複数のメッセージに埋もれても、後から読み返しても日が経過しても、この1通が見つかれば用件全体が理解できるようにと考えながら文章を組み立てる。
そこでは自分が何を伝えたいか、相手に何を求めているかが、斜め読みしてもはっきりと受け取れるようにしたいと思うのだ。
また、メールは文書として残る。他人に転送されることもある。
第3者が読んでも意味が通じることも大切だ。

海外とのやりとりは難儀だ。文化も異なれば、言葉の壁も厚い。顔をあわせたことも電話で会話したこともない相手とは、メールでの会話が慣れるのに時間がかかってしまう。商習慣が異なる相手とお金の件でもめたりしたら、契約にも響くことになる。
こちらの商習慣を理解してもらいつつ、先方の言い分を取り入れるにはどうしたらいいか。。

このようなときは、会社や立場、現在おかれている状況や過去の実績など、自分達を取り巻く環境のことは頭からすべて捨てて、個人対個人で対等につきあうように心がけている。周辺情報をどんどんそぎ落としていくことで、何を話し合うべきか、自分と相手がこだわっていることが何なのかが見えてくるはずである。

そこであらためて、メール本文を読み返す。
文中に「至急」と書いてある。
過去のメッセージを読み返すと、随所に「至急」と書かれていることに気付く。
「変更要求や見積もりのときだけ連絡してきて、途中経過がないじゃないか・・」と、こちらの不満を相手にぶつけてばかりいたが、相手のリクエストにも十分応えていなかったことがわかる。

日本の企業の場合、窓口担当者が判断できないケースも多々ある。上長に相談し、関係部署との会議にて決定するなどということはよくあることだ。特に新規ビジネスや海外案件などとなった場合、誰がどのように対処するかが細部まで決まらないと会社としての承認がおりないため、回答に2-3日、長い時には1-2週間かかることも少なくはない。

上記のケースでは、相手は早急なレスポンスを望んでいた。海外の場合、半日または1日間以内に回答するのがマナーといえよう。このマナーを守り続けていると、相手からの信頼が得られ、会話がスムーズになってくる。相手の期待に応えながら、こちらの要望を提示する。交渉とはこの繰り返しであるように思う。

文字でもない。言葉でもないが、これもまさしくコミュニケーションといえよう。

メールの応答時間が短くなるにつれ、相手との距離も近づくような気がする。
相手との良好な関係構築を担うツールであることを意識して活用していきたい。