情報共有ツールは一人残らず使ってこそ

皆さんの情報共有ツールはなんでしょうか。
仕事とプライベートではもちろん異なるでしょうが、たとえばプライベートで使うツールは一本化できていますか。
先日、とあるグループ(プライベート)において、今年の忘年会からは連絡ツールとしてLINEを使ってみよう、という話が持ち上がりました。現時点ではこのグループの連絡ツールはメーリングリストです。グループでひとつ定められたメールアドレスに対してメールを送付すると、そのメールがグループの全員に対して配信されるというサービスですね。全員分のメールアドレスを送信先に入力しなくてもいいのが楽、ということなのですが、このメーリングリストというのは、もはや古典的なツールなのでしょうか。以前はYahoo Groupsというサービスを使っていたのですが、何年か前にサービスが終了となってしまったため、Google Groupsに移行しました。

このグループ構成員の電話番号も全員が全員分知っているという間柄なのですが、会うのは年に数回であり、頻繁に、かつリアルタイムに連絡を取る必要性に乏しく、これまではLINEはやっていませんでした。ただ、飲み会での連絡において、たとえば待ち合わせに遅れるという連絡をしても、すぐにはメールをチェックしない、あるいは、メーリングリストに登録しているメールは会社メールのみであるというメンバーもいたりして、即時に連絡がつきにくい状況でした。そのため、今年の忘年会に向けてLINEのグループを設定しよう、ということになりました。
IT企業に勤務する私はこのグループのIT担当ということになっていて、このLINEグループのセッティングも任されたのですが、実は私もLINEのは妻との連絡にしかつかっておらず、グループ機能は使ったことがないのです。ですので、自分としても調べながらでないと進められないのですが、さらに、スマホは持っていてもLINEは登録すらしていないというメンバーもいることがわかりました。さらにいえば、スマホではなくガラケーのメンバーがいる可能性もあるのです。
もし、LINEを使えないメンバーがいる場合には、使えるメンバーはLINE、そうでないメンバーに対しては個別にメールで連絡する、ということになる可能性があります。こうなると、連絡の効率性は一気に落ちることとなります。

これはプライベートでの話ですが、企業内の情報共有ツールについても、共通することがあるのではないでしょうか。
企業ではメールだけが情報共有のツールであるというところは少なく、グループウェアやイントラネットの掲示板、ファイルサーバー等、いくつかの場所に情報やファイルを格納するようになっていると思います。あるタスクを実施するとなったときに、情報共有の場に複数の選択肢がある、ということが起こりえます。リーダーがそれを決めてメンバーが全員従えばいいのですが、時間が経つにつれて、このファイルはリーダーが決めたAというシステムよりもBというシステムの方が使い勝手がいいからそちらに保存しよう、といったことが発生してきます。タスクのようにゴールが決まっているものであってもそういうことが起こりますので、部門内での情報共有をしよう、となった際には、てんでバラバラな場所に情報を格納する、といったことに陥りがちです。

これを防ぐことはできるのでしょうか。私の経験上は、結構難しいと思っています。それぞれのツールに対しての慣れ、習熟度の違いがどうしてもあるからです。リーダーがかなり口うるさく言わない限りは、無理でしょう。
こういったことは、情報の格納場所だけに起こるものではなく、業務システムの刷新の場合にも起こりえます。せっかく時間とお金と労力をかけて新しいシステムを作っても、慣れていないから使いたくない、非公式な(推奨されない)ツールを使い続けようという人が数人でもいると、そのシステム刷新は失敗と言えます。旧システムや逃げ場となりうる非公式なツールは使えないように完全に遮断しなければなりません。もちろん、新システムへの移行期間を確保する、利用研修の場を用意する、といった対策を取った上でです。
システムそのものの機能の良し悪しもさることながら、どうやったら全員に漏れなく使ってもらえるか、これを新サービスの準備期間にきっちり考えていく、このことが重要なのではないでしょうか。

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