メールは２ラリーで終わらせよう

最近の若い人たちが、新卒で入社すると、Eメールの扱いで苦労するそうです。たしかに、LINEとかが当たり前になると、メールは使わないですよね。

もちろん、古い我々は当たり前に使っていますが、会社で働くようになると、メール無しというわけにはいかないと思います。まあ、一部のIT企業では、全業務をチャットなりで済ませているでしょうが、ほとんどの会社では、大企業も含めてメールは必須ツールではないでしょうか。

そんなメールですが、こんな記事がありました。

「｢メールを何度も往復させてしまう人｣には書けない...一発で終わらせる人の"無駄のない文面"」（プレジデントオンライン）

メールを何度も往復させる人は、受け手の疲弊に気づいていない

なかには、一回のやりとりで済ませてくれたらいいのに、ちょっとした質問や補足事項でメールを何度も往復させてしまう人がいます。当然ながらメールは開くのにも、読むのにも、返信するのにも、それぞれ時間がかかります。したがって、メールの往復はできる限り少ない方が効率的、ということになります。

しかし、何度も往復させてしまう人は、受け手に対する想像力が欠如しているのか、相手が疲弊してしまっていることに気づきません。結果、口頭でやりとりした方が早かったんじゃないか、ということになってしまいます。

ありますよねえ。メールを5往復、10往復させてしまう人。結局、頭の中でゴールを設定できていないんでしょうね。

メールを一発で終わらせる人は、一歩先を読んで書いている

「メールを一発で終わらせる人」が持つ二つ目の特徴が、一歩先を読む力です。

今後の展開や相手が求めるものを先読みすることで、余計なメールの往復が減り、適切な情報をメールに書き込むことができます。逆に言うと、この先読みができない人は、いきあたりばったりで書いているため漏れが多く、そのため後から付け足さなければならなくなるのです。

そうですよね。メールを書くこと自体は、見方によっては、それは仕事ではない、というか、ゴールではないわけです。

「メールを出しておきました」

これはプロセスであって、ゴールではないわけです。完了はしていない。だから、ゴールを見据えてメールを出さないといけないですよね。

メールは、最大で2ラリー、できることなら1ラリーで終わらせたいものですね。