歩留まりを完璧に読みきってセミナー満員御礼！

昨日プライベート・セミナーを名古屋で開催しました。予算も要求も厳しくかなり辛い仕事でしたが、来場者 数の歩留まりを完璧に読みきって、想定した定員に対して残席３。運営も混乱無く、満員御礼に持ち込めました。戻りの荷物の受け入れも終わり、社内外から借 りたものもあらかた返却し終わって、ほっと一息です。

歩留まりの読みには胃が痛くなる思い

セミナーの本番 を迎えるとき、やはり一番苦しむのは申込者に対する歩留まりの読みです。今回は既存のお客様を中心に御招待の形態を取ったのですが、はやり申込数と来場数 の間に乖離が生じます。いわゆる歩留まりですね。有料の場合、定員と集金具合をガッチリ管理していれば変な話当日来場者数が少なくてもPayするのです が、企業が自社主催でセミナーを開く場合、そもそもお客さまに来てもらわないと話になりません。

もちろん、多ければ良いのではなく、来て欲しい人、聞いて欲しい人にきちんと案内し、きちんと出席してもらえることが大事なのは当たり前ですよね。企画が 大事と言う話は以前にも別のエントリーで書きましたが、仕込む側と来場する側の思惑をどうやって一致させるか。ここがイベントマーケティング屋の戦いどこ ろですね。運営は裏側で何があっても良いのですが表面上は問題なく出来て当たり前。重要なのは事前のマーケティング的な発想での読みと、イベント的な運営 の読み、そしてお客様の反応の読み。そして結果を次の工程、たとえば営業さんに間違いなく渡せる状態にすること。
今回は、一応上手く行ったようです。

企画をする上での読み

ちらっとだけネタを明かすと、今回はセミナー+懇親会だったのですが、展示を別会場やセミナー会場の後ろとかではなく、懇親会場でやったのがミソ。
あ、でも商材にもよりますし、客層などにもよります。単に懇親会場にデモをしつらえても大変なことになりますよ。明らかに向き不向きがあります。今回は理由があってそうしたのですが、結果は狙い通りバッチリでした。

もっとも、事前から本番の裏側まで山のように問題は出たのですが、最終的に会場をお客さまで埋め尽くすところまでたどり着けたので、ほっと一安心です。こ こまでくれば、後は営業部隊に「いま攻めなきゃいけないこのネタで、これだけお客さまを集めたぞ。ちゃんと話をしてもらったぞ。ちゃんと展示も見せたぞ。 さぁ、後はちゃんと刈り取ってよ！」と言えるようになります。

「イベント」としての「イベント」ではなく、全体の流れの中で会社の幹部をどう引っ張り出すか、何を誰に伝えるのか、そしてイベントの結果をどうやって現場に使ってもらうかを上手くアレンジできた仕事が出来た気がします。
例えは変ですが、履歴書（職務経歴書？）に書ける、自分にとっての事例みたいなものかな？