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ビジネスモバイルITベンチャー実録【朝メール】から抜粋します

昨日より職場でのコーヒーブレイクが始まりました

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おはようございます。

早朝、軽く雨が降り始めています。
今どきは雨がほとんど降らないのに、今年は雨が多いですね。

===ほぼ毎朝エッセー===

今年の夏になってオフィスを引っ越すことが決まりました。その経緯をご説明します。

昨年より、大きなテナントが立て続けに別なビルに引っ越ししたのがきっかけなのでしょうか。今年に入り、住友不動産はこのビルの大規模なリニューアル工事を始めました。

リニューアルの内容はトイレの作り直しによる増加と、廊下や執務室の天井工事による総LED化と個別空調化、さらには天井高を40cm程上げるもの。つまり大改修、仕事をしながらこの作業をするのは至難の業ということです。

当初の計画では8階をそのまま残して、7階を増床するつもりでした。ところが、住不から8階から6階に移るのであれば、原状回復費は無料にするとの提案もあり、6階に引っ越しをすることにしました。7階の増床はもともとの計画通りです。

さて、考えてみると8階を設計したのは6年前です。あれから人も2倍近くに増えています。さすがに8階が狭苦しいです。さらに、当時はテレワークやアドレスフリーをしない設計でした。社内でのテレワーク率が高まっている中、コンセプトの見直しが必要です。

そこで出した当初案は、部署ごとの席を決めないオールフリーアドレス。好きな場所で仕事ができるというものでした。ところがこれは、部署間での仕事の連携がやりづらい、後輩の指導が難しいなど、結構な反対意見に合いました。

次に考えたのが、グループフリーアドレスでした。グループごとに大体の居場所を決めて置き、その中で緩やかに席を変更するというものでした。これであれば、前述の問題は減るのと、会話が多い部署と静かな部署との混在が避けられます。一方、グループという垣根を取り払いたいという私の思いも強く残りました。

結果的に落ち着いたのは、ゾーニングです。基本的には3つに分けました。
・人事やお金などの見えてはいけない情報が多い「管理ゾーン」
・社外とのやり取りが多い「会話ゾーン」
・開発や制作などの言葉が少ない作業が多い「集中ゾーン」
そのゾーンに各グループを大まかにアサインするという方式にしたのです。

今やグループごとでの仕事よりも、グループを超えたプロジェクトごとの仕事の進め方をする人も多いです。そういう場合は、その中でグループを超えて近い席にプロジェクトメンバーが近く座るのです。これは効果的。

私も、会社にいる機会が少ない方なので、ランダムに席替えをしようと思い、いまは「集中ゾーン」にディスプレイを構えています。やはり使い慣れた大サイズのディスプレイとキーボードは必要です。それを運んで週に1度は引っ越しをしたいと画策しています。

さて、こうなってくると通常のコミュニケーションは、会議かIT越しです。IT越しとは、Teamsや日報システムCrossComでのSNS的なやり取りです。メールは社内用にはほとんど使われていません。そしてIT越しのおかげでテレワークなどもスムーズに進むようになりつつあります。

一方、やはり人間同士の生のコミュニケーションというものが不足気味。私としては、その部分について、妥協するわけにはいきません。人は人と話すことでアイディアを出すもの。

そこで、引っ越しプロジェクトの途中で思い出したのが、物理的なコンタクトポイントを設けるということでした。

スティーブ・ジョブズの伝記では、Apple社は4つの建物を十字の廊下でつなぎ、真ん中にコミュニケーションゾーンを設けているとか。あるいは私のMBA母校のDardenでは、コミュニティスペースがあり、そこに毎朝10時、20 minutes coffee breakと称して、無料コーヒーを出します。学生や教授などが集まってワイワイとやっています。伝統です。

e-Janでは、お昼時に使うスペースもありますが、そこは休憩スペース。そこで、コーヒーブレイクのスペース、コーヒーエリアを作成したのです。そこに置いた2台のドトールコーヒーは、3時から30分間無料に設定します。1人1杯、無料で自販機のドリンクが飲めるように設定してもらっています。無料ドリンクということに重点があるのではなく、3時に皆がやってきて、人と人とのコミュニケーションを様々な組み合わせで実施するのが重要です。

日本では昔から「3時のおやつ」という言葉もあります。「皆でおやつ越しにおしゃべりしましょ!」という場を設けてみました。気分転換にもなるだろうし、3時はちょうどフレックスのコアタイムが終わる時間でもあります。ちょっとした句読点を置く時間ですね。

こういうことで、イキイキ・ワクワクする職場になるといいと思っています。

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