信頼関係が高まるビジネスメールシリーズその3～迅速な返信メール

相手からの信頼が高まるメールとして今回は返信のタイミングについてです。

ビジネスメールに対する返信を早く出すことはビジネスの信頼にも結びつきます。
ビジネスメール協会が毎年実施している「ビジネスメール実態調査2020（実施2020.05実施）」によると
メールの返信を4時間よりも長い時間待てない人は16.68%
メールの返信が24時間以内に来ないと遅いと感じる方は71.45％（24時間までの時間で回答した人の合計）
48時間以内ではさらに、22.42％が加算されます。

ですから、できるだけ返信メールは迅速に返すのが理想的です。

しかし、問い合わせに対してすぐに返信ができない場合もあります。
すぐに結論がだせない問い合わせなどがその一例です。

実態調査では、返信が遅れてしまう理由を、すぐに結論が出せない場合と回答している方が一番多く52.07％をしめます。

ではそんな時には、まずメールを受領した返信をしましょう。

そのメールには
・メールを受領したこと
・問い合わせの返信がすぐにできない理由
（上司の承認、調査に時間が必要など）
・その結果を報告できる見込み期間
（できるだけ、定量的な期間で示す）

を盛り込みましょう。

このメールを一旦返すだけでも、相手には安心していただけます。
結果報告期間を過ぎそうな場合も、再びその旨を連絡することも忘れないようにしましょう。

文例を一つ紹介します。

ケース: リーフレットの見積もりいただいた相手に、その受注連絡がいつであるか問われた

～宛名、名乗り　省略～

先日はリーフレットのお見積りをありがとうございました。

今回のリーフレットについては、社内の検討委員会の審議によって決定いたします。
審議は来週の水曜日に行われますので、木曜日にはご連絡を差し上げられる見込みです。
お時間を頂戴して大変恐縮ですが、いましばらくお待ちいただけますと幸いです。

～終りのあいさつ、署名　省略～

迅速な返信は、複数の質問をいただいた場合も同様に必要です。
回答できる質問には回答し、回答に時間が必要なものだけは改めてメールをするようにお返事しましょう。

前回の受領のメールの記事でも書きましたが、相手はメールを確かに読んでくださっていることを知るだけでも安心します。

年末のバタバタの中で返信漏れになっているメールがないか、今一度確認を！