テレワークの生産性向上はコミュニケーションミスを防ぐ文章力！　⇒　クッション言葉と感謝の言葉

一部の企業ではテレワークもかなり定着してきた感じがします。

私の関与先企業では、先日従業員がフルテレワークとなり、固定オフィスを廃止し、在宅ワークもしくは共用オフィス等を利用した業務体制に移行しました。

そんな中で、最近でもテレワークの生産性に関する記事をよく見かけます。

Withコロナ時代のテレワークに関する意識調査。生産性を向上させる鍵は"文章によるコミュニケーション"

これは公益財団法人 日本漢字能力検定協会が、テレワークを経験したことがある全国のオフィスワーカー534名を対象に、インターネットで意識調査結果です。

この記事によれば、

テレワークで生産性を下げると思う要素を尋ねたところ、1位が「コミュニケーション力がない」(42.3％)とでていた。そのコミュニケーション力に着目し、「文章によるコミュニケーション力」と生産性について尋ねている。

文章によるコミュニケーションが得意か苦手かを聞く質問では、「得意・やや得意」と答えた人が6割に上った。「得意・やや得意」と回答した群と「苦手・やや苦手」と回答した群を比較したところ、「得意・やや得意」と回答した群では55.8%の人が「生産性が高まった」と感じているのに対し、「苦手・やや苦手」と回答した群で「生産性が高まった」と感じる人は33.6%に留まることが分かった。この結果からは、文章によるコミュニケーション力が生産性の向上あるいは低下に影響している可能性がうかがえる。

文章は顔が見えず、ちょっとしたことで相手の文面から不快感を感じやすい。この調査ではその一例として

・大きな仕事を人に頼む時にチャットで簡単に済まされたこと。（40代）

・こちらの都合を考慮しないで一方的に通告してきて締め切りなどを示してくるもの。（50代）

・結論ありきの一方的な通知メール。（60代）

・＜すべてチャットでのやり取りで＞仕事の依頼に対し、自身の仕事状況を伝え「時間がかかる」旨連絡したところ「ならいいです」の一言で対話が終わった。感情が読めず、もやもやした。（30代）

・表情が分からない状態で、ネガティブな文面を送ってこられると背景も分からず、喧嘩を売られているように思った。（20代）

・悪意は無いのかも知れないが、言葉づかいが強くなってしまい、脅威的（原文ママ）な印象であった。（30代）

・メールの文章がわかりにくく、何を言いたいのか伝わらない。無駄に文章が長い (どちらも日本語の問題かもしれませんが)間違いを指摘した際に、お詫びのメールを受け取ったが、対面なら温度も伝わるが、メールだけだと、本心なのか建前なのかがわからず、モヤモヤする。（40代）

・メールの返信が遅く、作業効率が低下した。（30代）

などがあげられています。

感じ方は人それぞれなので、難しいと言ってしまえばそれまでです。

しかし、メールやチャットを出す前にちょっと読み直してみましょう。

おそらく多くの方が新人研修で習った「クッション言葉」を、つけるだけでも相手の印象は変わります。

例えば

お願いするとき　⇒　お手数ですが、ご面倒をおかけしますが

これは、部下が上司や先輩に頼むときに使うものです。しかしその逆の立場のやりとりでも言葉を変えて、「お願い」の思いを文面にします。

クッション言葉を「急な、依頼で申し訳ない」「面倒な仕事だけれど～」といった言葉に変えて、「お願い」を伝えることです。

更に、その仕事の完了を確認できた時の"感謝"や"お礼"の言葉を忘れないことです。

ひと手間だと思うかもしれません。しかし、対面で仕事をしていない分、言葉かけの機会や頼んだ仕事結果に対する満足が伝わらないので、ここを怠ってはいけません。チャットならスタンプ一つの追加でも良いでしょう。(スタンプよりは言葉が一番ですが）

チャットやメールはこれまで以上に、伝達内容とそこに載せるあなたの相手への配慮が必要となります。

テレワークにおけるチャット、メールを送る前に、文面を読み返し相手にとって不快な文面でないかを確認しましょう。

そのひと手間がコミュニケーションを円滑にするカギとなります。

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