信頼関係が高まるビジネスメールシリーズその２～受領のメール

出した方がいいのに、意外と出していない大切なメールとして、今回は、受領のメールを取り上げます。

メールで資料や、請求書などを相手に送った時に、それを受領したというメールは比較的よく書いていることでしょう。私もこれは受領することが多いです。

しかし、請求書をpdfをメールで送った後に、原本を郵送した場合
その原本が届いたというメールをいただく割合は１割にも満たないように思います。
あくまで私のお付き合いのある関係先での場合です。

さらに、郵送や宅配便で荷物や書類を送った先から、受領のメールが来ることは、
6割程度でしょうか。ずいぶん時間がたってから、「届いていません」と言われて、困ってしまうことも何度か経験があります。

これは担当者にもよると思いますが、私は自分の送ったものがちゃんと届いたかとても気になります。未達だったら迷惑をかけてしまうからです。宅配便の場合相手に届いたかどうかは、伝票番号で確認できます。また差出人のメール設定をしておけば、お届け完了メールがきますので、それで安心ができます。

受領のメールを出しておくことは、送った相手への気遣いです。
きちんと、受領メールがくると、相手への信頼が高まります。

受領のメールのポイントは
・届いた日、遅くとも翌日には届いたことを知らせる。
・届いたものに関連するお礼を伝える。
　届いた日～早めに送っていただいたのであれば、そのことも含めお礼を伝える
　請求書～お仕事をしていただいたお礼
　資料～資料に関する良い評価
　（わかりやすい資料、ほしいと思っていたポイントがわかる資料など）

などを盛り込むと,よりモノを送った相手が気持ちよくメールを受信できます。

文例を一つ紹介します。

ケース: 依頼した資料が届いた時の受領

～宛名、名乗り　省略～

本日〇〇の資料がが届きました。早々にお送りいただきありがとうございました。

お送りいただいた資料は、〇〇の特徴がよくまとまっていて大変見やすい資料でした。
さっそく、営業活動に活用させていただきます。

～終りのあいさつ、署名　省略

そういえば、今年はコロナのせいか営業の方が年末にカレンダーを持ち歩く姿をほとんどみかけません。
年末のご挨拶の品も郵送が多くなっているかもしれません。
会社として受領(お礼）のメールは、出したいものですね。
（だれが出すかは決まってなく、そのままになりそうな会社が多いかもしれませんね。）