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在宅勤務(リモートワーク)でのモチベーションと生産性を上げる「自己管理」のポイント

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 新型コロナ騒ぎの中で、私が在宅勤務(リモートワーク)を開始にしてから3週間がたった。

IBM時代は、在宅勤務は「e-ワーク」と呼ばれ、10年以上前から一般的だったが、今回のように半強制的なものは初めてのことである。

 在宅勤務を、働く側から見た場合の最大のポイントは「自己管理」である。 家の中の様々な誘惑に勝ち、コミュニケーション不足を解消し、モチベーションを落とさずに生産性を上げるためには、様々な工夫が不可欠だ。

「オンライン飲み会」からの脱出法 !!!

「バーチャル仮装ソフト」で、「オンライン会議」や「オンライン飲み会」に参加してみた(Snap Camera利用)

在宅勤務での自己管理の工夫は、少し重複するが以下の4つに分類できるだろう。

1.仕事の習慣、リズム、ルーティーンを維持
2.集中できる環境
3.公私のコミュニケーション環境と報連相
4.私的な誘惑や現実逃避、睡魔のコントロール

 私の場合は、

・オフィスワークの時のリズムを維持する(起床、出社、仕事、食事、休憩、就寝時間)
・朝一番での戦闘モードへの切り替え
・通勤時と同じ程度を歩いて体と頭の活性化
・自宅内の様々な誘惑(本、テレビ、布団、妻や猫との会話、、)から徹底して逃げる

を目的として、

朝一番は2km先(歩いて30分)のマクドナルド(電源コンセント/60分無料Wifiあり、店内在席率1割以下)まで行って朝7時から仕事を開始し、

その後帰宅して誘惑を排除したスペースで通常業務を行う

ようにしている。

参考:なぜ、カフェでのWeb会議やスマホ通話が周囲の人をイライラさせてしまうのか?

 このほかにも知人から聞いたり、ネットをチェックしたりして、様々な自己管理の工夫を集めてみた。

 自分に合うものを選んで実践して「在宅勤務」を成功させて欲しい。 在宅勤務用に集めたが、通常勤務でも応用できそうだ。


1.仕事の習慣、リズム、ルーチンを維持 

・朝は、通常出勤と同じ時間に起きて、スーツに着替えて、駅まで往復する。
 夜も、いつも帰る時間に駅まで歩いてから家に戻り、すぐ風呂に入る。

・会社内で提供されているWebカレンダー(スケジューラー)に、会議だけではなく、今日の作業スケジュールを1時間単位で完全に入れてから作業する。1日終わった時に、計画と実績のGapを見直して翌日のスケジューリングにいかす。

1時間に一回、机を離れてストレッチしたり、コーヒーを飲んだり、トイレに行ったりして、体と頭をリフレッシュ。

・月、水、金の朝に、上司や関係者との定例会議を入れ、終わったらToDo(Actionと期限)を箇条書きにして共有することで、仕事のリズムを作る。

仕事の効率の良い午前中に極力仕事を終わらせて、オンライン会議は午後にまわしてもらうようにお願いする。

「自発的にやる仕事」は集中しやすい午前中に終わらせて、午後は「やらなくてはならない仕事(依頼/指示されたもの)」を行う。

・何か仕事を始める前に、それを何時までの終わらせるかを決め、多少クオリティが落ちても、一度はその時間内に完了させる。

仕事時間、プライベート時間を自分なりに決めてして、必ず守る。だらだらと遅くまで仕事したり、だらだらとコロナニュースを見たり、しないように。

通勤に使っていた1時間分、早く仕事を開始し、2時間早く仕事を終えて自宅でのプライベートタイムにする。(仕事中にテレビや本を見たくなっても、この時間まで我慢)。

1日の仕事が終わったら机の上に何ものっていない状態にして、オン、オフをはっきりさせる。


2.集中できる環境 

「集中しやすい音楽」を選んで流す。クラシックなどやYouTubeのBGMを聞く。

子どもの勉強部屋を仕事しやすいように整理して利用(いつまでも寝ている子どもを部屋から追い出すことにも役立つ)。

すいているカフェや公民館で仕事し、Web会議の時間だけ家に帰る(カフェでのWeb会議や電話はマナー違反)。

・在宅の人は全員がWeb会議(動画、音声)を一日中入れっぱなしで仕事。みんな、子ども相手にしたりしながらも、頑張って仕事しているなあと感じて、なぜかとても集中できる。休憩の時は自由にオフにしていいことになっているので、割と監視されている気はしない。

・アイディア出しや短時間に集中して作成したい事がある場合は、仕事用も含めメール、Slack、SMSなどをログアウトして、定期的に一息ついた時にメッセージをチェック(本当に緊急の場合は電話が来る)。

・仕事用の机は仕事モードと決め、食事やお菓子は仕事している机では食べず、ダイニングに行くことでオンオフをはっきりさせる。一息つくたびに自然にお菓子に手が出てしまって体重が増えることも防げる。


3.公私のコミュニケーション環境と報連相 

積極的に1対1の短いWeb会議の時間を設定し、コミュニケーション不足を解消する。 突然オンライン会議をけしかけると相手の集中時間を邪魔するので、必ず事前に会議としてセットする

毎朝、今日行う仕事、完成させる事のリストをチームメンバー全員と上司に宣言して、夕方には今日行ったアクションリストと気づきをイントラに書いて共有。 
(メンバーも上司も人間ですから、仕事を「見える化」しないと
「さぼっている可能性もある」と、思われる可能性があり信頼関係が崩れる)

・同様にリモートワークしている人たちだけで、朝や夜の挨拶、愚痴や、悩み、今の気持ち、気づいたこと、困っていることなどを気軽に会話しあえる、チャットのグループを用意して、疎外感や孤独感、存在価値がなくなる不安感を解消。

・チャットやメールで伝わってないと感じた時や、問題を抱えた時は、すぐに電話をする

「Web飲み」を定期的に開催し、チームメンバー間の心の距離を縮める

 →(参考)リモートワークでの「バーチャル飲み会(Web会議)」が「リアル飲み会」より良かった件


4.私的な誘惑や現実逃避、睡魔のコントロール 

・受験の時と同じだが、家の中のあらゆる誘惑を極力取り除くことが大切。テレビはコンセントを抜き、布団やゲーム機や漫画は片付け、パソコンはSNSなどのブックマークを削除して、一息ついたときにYouTubeをだらだら見てしまうようなことを防止します。

「イヤホンで音楽を聴いている時は、仕事中なので声をかけないで欲しい」と家族に伝えておく。イヌには通じないので仕方ないから相手する。

昼飯、夕食の量を通常より減らす。通勤分の運動量がすくなくて太りやすいのと、食後の眠気の防止のために。

食後の1時間の眠くなる時間に昼寝時間を作る。リモートワークは食事時間が短くてすむので昼休みの時間があまるので、その時間を使って。午後の仕事の効率がグンとあがるだろう。

・午後の睡魔対策と戦闘モード作りのために、食後の30分は近くの公園を散歩

・通勤時間など時間的余裕が出来るので、趣味や仕事中にやりたくなったこと(テレビ、ゲーム、睡眠、漫画、SNS)を、通勤時間だったはずの時間帯にまとめてやると決めて、それを楽しみに日中は耐える。

・テレビや漫画、パソコンでのビデオ鑑賞、ゲームなどは、ちょっとでも始めると簡単にはやめられず、あっという間に1時間たってしまう。これが習慣となるとなかなか戻せないので、会社でやらないことは在宅就業時間中には絶対にやらないと決める。


 どうやら長期戦になりそうでなので、これを機会にリモートワークでの仕事のリズム、環境を作り、生産性をあげてみよう。 オフィスワークに戻ってから役立つ気づきもあるはずだ。

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