自分のTODO（タスク、Action）管理を見直そう
ＴＯＤＯ（タスク、Ａｃｔｉｏｎ、やること）管理は、多くのビジネスマンにとって悩みの種である。
私もビジネス手帳や付箋紙（ポストイットなど） など、様々な方法を試し、シャープのザウルス（電子手帳）、グループウエアのＴＯＤＯ機能を使った時期もあるが、どんな 管理方法でも一長一短がある。
仕事の内容やスタイルによって管理方法は様々であるが、どこで管理するかという視点で並べてみると、およそ以下のようなものがある。
a. ビジネス手帳のＴｏＤｏ専用ページ
b. ＴＯＤＯ専用ノート
c. 付せん（ポストイットなど）
d. スケジュール表
e. パソコン／スマホ内作成したＴｏＤｏ専用の文書（ファイル）
f. メール機能に付随したＴＯＤＯ管理機能やＴＯＤＯ管理専用ソフト
g. メールの受信ＢＯＸ
一般的に一番多いのが「a. ビジネス手帳のTODO専用ページ」だろう。 私も一年前までは、この方法をであった。
私の場合は見開くと左側が週間スケジュールページ、右側がメモページになるので、作業日が決まっている時は作業する日時にＴＯＤＯを記載し、そうでない場 合は右側のメモページに記載していた。 そして毎週金曜日の夕方に、残ったTODOを次の見開きページ（翌週）に、優先順位をつけなおしながら転記するの である。
最近は"g. メールの受信ＢＯＸ"で未読メールと一緒に処理している。この方法は後日紹介する。
TODO管理においては、いずれの方法であっても、
- 必要な時に素早くＴＯＤＯが書け
- 手間をかけずに優先順位、納期／作業開始日、重要性などが整理でき
- 簡単に消し込みが出来き
- 一箇所を見れば残っているＴＯＤＯがひと目でわかる
ことが重要である。
私はこの２０年間で３０人近くの「出来る人」のＴＯＤＯ管理方法を聞いてきたが、うまく管理できている人に共通しているのは、以下の３つだ。
① 自分にあった方法を、早い段階で「ひとつ」決める
② 常に、「ひとつ」の場所で管理する
ある時はポストイットに日付毎に書き、あるときはスケジュールに入れ、ある時はパソコンのメモファイルに書くのようにしていると、効率が悪いだけでなく、 大切なTODOを忘れてしまうことになる。 どの方法にも長短があるので、完璧にやろうとせず、一つの方法、ひと目で見られる一つの場所でTODOを管理 するようにして、自分のスタイルに合わせて少しづつ改善していくといいだろう。
③ 「シンプル」で「習慣化」しやすい方法を選択
TODO 管理を始めるとわかるが、TODOを書くことは習慣できても、まめにTODOをチェックすることを習慣化するのは意外に難しいことがわかるだろう。
習慣化するために、自分が日頃から良く チェックする場所を利用するようにすると良いだろう。 私の場合は以前はスケジュール表であったし、今ではメールボックスである。 この２つは、私は一日に何度も必ず確認するので、このいずれかにTODOを集めることで習慣化している。
次回は、「g. メールの受信ＢＯＸ」を利用する方法を紹介する。
吉田 けんじろう Web 名刺