プレゼンテーションを魅力的に、そしてわかりやすくするための3つのこと

魅力的なプレゼンテーションができるようになりたい。

あなたがそう思うのであれば、相手が何を聞きたいかを想像し、徹底して考え抜くことだ。相手は誰か、彼らは何を期待してあなたの話を聞こうとしているのか、彼らはあなたの話からどのようなことを知りたいのか。

自分の伝えたいことを伝えるのではなく、相手の知りたいことを伝えること

自分にとってふさわしい、あるいは役に立つことであり、まさにそれを知りたかったと思ったときに、人は「魅力」を感じる。

自分が経験したこと、学んできたことを、少しでも伝えたい。きっと役に立つはずだし、こうやって資料も作った。できるだけ沢山相手に届けたい。

そういうのを「余計なお世話」という。そんなあなたの独りよがりになんかお付き合いしたくない。あなたは沢山の資料を作り、それを話しきることこそ、自分の役割だと思っているかもしれないが、それはただの自己満足だ。

プレゼンテーションは誰のためか。自分のためではなく、あなたが話そうとしている相手のためだ。ならば、相手の知りたいこと、聞きたいこと、背中を押して欲しいことを徹底して考え抜いて、話しのストーリーや資料をまとめ上げることだ。

相手の知識のレベルや置かれている立場、仕事で求められていること、わざわざ時間を作ってまで、あなたの話を聞きに来ている理由は何か。その人たちを満足させるためには、何を伝えればいいのか。そんな想像力をはたらかせることが、プレゼンテーションを魅力的にする一番の原動力だ。

「わかりやすさ」も魅力を増す助けをしてくれる。わかりやすさとは、適度な冗長性、身近にイメージできる比喩、丁寧な解説だ。

「適度な冗長性」とは、「同じことを繰り返す」ということ。特に大切だと思うメッセージは、説明の仕方や視点を変えて、繰り返し登場させると、相手の理解も深まり、気付きを得る機会も増える。できるだけ冗長性を省き、無駄なく合理的にまとめようとすると、とてもわかりにくい。例えば、法律文書や学術論文を読んで「わかりにくい」や「難しい」と感じる理由の１つは、もちろん前提となる知識のなさもあるが、文章に冗長性が乏しく、同じことを繰り返すことなく書かれているからだ。

プレゼンテーションは、正確に間違いなく「伝える」ことが目的の法律文書や学術論文とは違う。「伝わる」ことが目的だ。だから、大切だと考えるところは、繰り返し説明することで、「伝わる」ように心がける必要がある。

必要以上に同じことが繰り返されれば、「またか」ということになる。だから、表現や説明の仕方を変えながら、少しだけ冗長度を高めるよう心がけよう。

「身近にイメージできる比喩」とは、話しを聞いてくれる相手が「知っている」ことを引き合いに出して説明することだ。例えば、聴衆の会社や業界にいれば誰もが知っていること、最近話題になったニュース、誰もが経験している日常的なことなどを例にして、話をすることだ。

私の友人が講演の折、その前日に行われた「AKB48の総選挙」の話題に触れ、話をしたそうだが、うけるどころか、なんとも沈鬱な空気が流れたそうだ。相手は、企業の経営者や幹部の人たちだったという。これは、話しを聞く相手にとって「身近にイメージできる比喩」ではなかったようだ。

「丁寧な説明」とは「分解と組み立ての説明」だ。よく、「専門用語は使わないほうがいい」というが、それは大きな間違えだ。専門用語は、背景や意味、結論を包括した言葉であって、思考の省力化に大いに貢献してくれる。むしろ、重要な専門用語は使った方が、コミュニケーションが捗り、聞く人たちの理解を助けることになる。

問題は使い方だ。相手が知っていることを前提で専門用語を使ってはいけない。知らないことを前提に使うことだ。

知らないのだから、まずはこの言葉が使われるシーンや背景、何を意味し何を伝えようとしているか、それが如何なる価値や結果をもたらすのかを丁寧に分解し、あらためて再構成して、その言葉を理解してもらうことだ。そうやって、最初に丁寧に説明をしておけば、あとはその言葉だけで相手は理解でき、情報伝達の効率は向上する。

専門用語に限らずだが、ここはわかりにくいはずだ、前提知識が乏しいだろう、初めて聞く言葉かもしれないを常に想像し、そういうことには丁寧な説明を心がければ、魅力的になる。

おわかり頂けただろうか。ここで一貫して申し上げていることの根幹にあるのは、「想像力を働かせよ」ということだ。言葉を換えれば、「相手への思い遣り」であり「愛情」ということになる。

そのような意識と態度が、プレゼンテーションを魅力的にしてくれる。

【募集開始】ITソリューション塾・第29期　10月10日より開講

デジタル・トランスフォーメーションへの勢いが加速しています。クラウドはもはや前提となり、AIやIoTを事業の競争力の源泉にしようと取り組んでいる企業は少なくありません。ITを使うことは、もはや「手段」ではなく「目的」であり「本業」へと位置づけを変えようとしています。このような取り組みは内製となり、これまでの工数を提供するビジネスは需要を失い、技術力を提供するビジネスへの需要は拡大しつつあります。

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しかし、新入社員研修ではITの基礎やプログラミングは教えても、このような最新ITトレンドについて教えることはありません。

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参加費も１日研修で1万円に設定しました。この金額ならば、会社が費用を出してくれなくても、志さえあれば自腹で支払えるだろうと考えたからです。

社会人として、あるいはIT業界人として、厳しいことや頑張らなくちゃいけないことも伝えなくてはなりません。でも「ITは楽しい」と思えてこそ、困難を乗り越える力が生まれてくるのではないでしょうか。

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