あなたの「打ち合わせ力」を高める実践ノウハウ

「お客様との打ち合わせ、本当は苦手なんです。なかなか、打ち合わせをうまく進行できなくて・・・」

ある若手の営業からこんな相談をうけた。営業という立場上、こんなことを言うのは格好が悪いのでなかなか打ち分けられないが、本音のところはそういう人も多いのではないかと思っている。そんな貴方に対処法を授けたい。きっと相手も巻き込まれてあっという間に時間が過ぎてしまうだろう。

打ち合わせの目次を用意しそれに従って進行する

打ち合わせの目的やテーマが決まっていてもそれをどう進行するかは成り行き任せということも多いのではないか。ベテランの営業であれば、場数を踏んでいるので話しの展開もイメージできるが、経験の浅い若手となるとそうもいかないだろう。そこで、どんな展開にするのか、自分でストーリーを作り、その目次を書き出しておくことをお勧めする。例えば、次のような内容だ。

○×プロジェクトの進捗状況と今後の進め方

1. 現在の状況報告・確認（吉田主任）
2. 対処すべき課題の確認（山田主査）
3. 今後の日程と責任分担（山本）

これをA4の紙に印刷して打ち合わせ前に配る。あるいは、ホワイトボードに書き出す。事前にメールで知らせておいても良いだろう。

時間は１時間と決まっているのなら、誰もがその時間でこの内容を話さなければならないという自覚が生まれるので、余計な話はしにくくなるし、話題がぶれることも少なくなる。話題が、他の目次に関わることに及ぶときには、「それについては、次のところで議論しましょう」と言うことができる。また、この目次に外れるような時には、「では、○○についても話題に加えますか」といって、今やるべきことか後回しにしても良いのか、参加者に合意を取り付ける。そうやって、参加者の自覚と協力を促しながら打ち合わせを進行させてゆく。

また、このような目次を事前に書き出すことで、打ち合わせの目的や意義を再確認できるし、必要な準備に気付かされることもある。

このように打ち合わせを事前にデザインすることが効果的だ。

相手の話を客観的に整理する

目次が予め決まっていても話の内容そのものが整理されているとは限らない。往々にして、人は自分の言いたいことを思いつくままに話すものだ。相手に分かるように話そうとの意識はなく、相手の前提知識や立場などにはお構いなしに話したいことを話す。また、自分の考えを押し通そうとする場合もあるだろう。そういうとき、打ち合わせの進行役は、次のような質問をするといい。

「なるほど、つまりこういうことなんですね」と自分の解釈を相手にぶつけてみることだ。それが相手の意図と一致していなくても構わない。大切なことは、こちらが理解できていないことに気付かせることが大切だ。また、「○○さんが、このようなことを話されていましたが、それと同じことでしょうか？」、「こういう場合にはこう理解することが一般的だと思うのですが、それで間違ってはいませんか？」と他人の考えや意見を相手に伝えてみる。

このように第三者の視点を相手に伝えることで、客観的に自分の話を評価させる機会を与え、参加者の共通の理解になるように内容を整理してもらうように誘導する。さらに、「なぜ、そうなるのでしょうか？」という疑問をぶつけてみることも時には必要だ。話の背後にある相手の意図が見えてくる。

こちらの解釈や「なぜ」を伝えることは、相手に自分の考えを整理させる機会となる。自分の考えが整理されてゆくことには「心地よさ」がある。そうなれば、会話を弾むし、そういうことをしてくれる進行役との打ち合わせを望むようにもなる。

また、時間的に余裕があれば、最後に打ち合わせの振り返りをするといいだろう。何が決まって、何が決まっていないのか、次にどうするのかと言ったことを確認してゆくことだ。そうすることで打ち合わせの成果が明確となり、打ち合わせの時間に意義を感じることができる。これも「心地よさ」を促すことになる。

打ち合わせをデザインしそれを演出する。そのような準備と心がけが、貴方の「打ち合わせ力」を高めてゆくことになるだろう。

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目次

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• 第１章　クラウドコンピューティング
• 第２章　モバイルとウェアラブル
• 第３章　ITインフラ
• 第４章　IoTとビッグデータ
• 第５章　スマートマシン

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