ケンブリッジ語録#3 「共有」が目的の会議などあり得ない
僕が勤めるコンサルティング会社、ケンブリッジには、厳しいプロジェクトの現場で生まれてきた「語録」がある。
多くのコンサルタントの琴線に触れ、成長を促すカンフル剤になってきた。現場感がみなぎるエネルギッシュな語録を書き留める。今回はこれ。
「共有」が目的の会議などあり得ない
プロジェクトは会議を中心に進んでいく。
だからケンブリッジでは会議の準備をきちんとするのだが、これが難しい。特に難しいのは「目的」「ゴール」の設定だ。
僕は昔、「この会議の目的は"決定事項を共有すること"です！」
と張り切って説明して、当時のプロジェクトマネージャーに随分怒られた。
会議のゴールや目的を考える際に「情報共有する」というゴールを設定してしまいがちだがそれはNG。
えー、だって共有できればいいじゃないか！
という声が聞こえてきそうだが、でもそれは説明する側の都合。
当時のプロジェクトマネージャーはこう話してくれた
「すること」は会議の目的になり得ない。することはあくまで手段だ。
「何を達成したいのか？」「どのような状態を作りたいのか？」を考えろ。
言われて見ればその通りだ。
会議は何かを変化させるために行うものだ。
であれば、何をどう変化させるのか明確にしろ！
何も変わらないのであれば、会議なんてやる必要ない。
メールで済ましとけ
ということだ。
何のために情報共有したいのか？情報共有することで、参加者をどんな状態に持って行きたいのか
これが会議の目的、ゴールを考えることになる。
・・・今でも常に気にしているなぁ。
コンサルタント瀧川さんのコメント
去年の3月頃、ケンブリッジに入って初めて会議を準備した時に、プロジェクトマネージャーから同じ言葉をいただきました。
会議資料に今日の目的として「システム画面イメージを確認し、運用イメージを共有する」と書いた時、「共有したその先に何があるのかを考えろ！」と言われました。
課題を洗い出すのか、運用プロセスを決定するのか、課題の対応策を決定するのかで会議の内容も変わってくる。だからこそ、何を達成したいのかが明確でないと準備ができないと。
ゴールを明確にすることこそが会議準備の第一歩だと気が付きました。
確かその時のアジェンダには「プロトタイプ運用共有」とか書いていた気がします...。これをそのままゴールにしちゃったんですね＾＾；「ゴールはセッションでたどり着きたい状態、議題はそのための手段」アジェンダの羅列をゴールにしていたら意味が無い！
この一言が「SessionPrepとは何か」を考えるきっかけでした。
コンサルタントS川さんのコメント
資料の最初に「本日の目的とアジェンダ」のページがない資料は大抵ダメ
本文を書いてから「本日の目的とアジェンダ」のページを書くやつは大抵ダメ
「目的」と「アジェンダ」に同じことが書いてある場合は、たいてい目的について何も考えていない
※ケンブリッジでは、議題のことをアジェンダと呼びます。
