全社員のスケジュールを勝手に予約できるしくみ

当社は全社員のスケジュールを公開しており、他人のスケジュールも基本的にはあいてさえいれば社員の誰もが予約してよいことにしている。私の場合は夜や土日のスケジュールも公開している。
スタッフが私の時間を抑えるのは、クライアントのアポであったり、社内会議であったり、宴会であったり、個人的な相談であったり・・・。

こうなると、私のスケジュールは私よりも、社員が決めている。
なので、手帳に書くオフラインのスケジュールは意味をもたず、携帯電話からインターネットにつなげて常に最新のスケジュールを確認することとなる。次に何をするのか、どこへ行くのかはいつも携帯電話に聞かなければいけないので、私は携帯電話の奴隷である^^;
（一度サーバーがダウンした時に、次にどの顧客に何時に行ったらよいかわからずおろおろしてしまったこともある）

「え～、それじゃ、自分でスケジュールはコントロールできないじゃない！」と言われるが、
ちょっとした工夫でそうでもない。

・ランチ時間の確保
確かに、社員が皆で私のスケジュールを抑えた結果、お昼を食べる時間がなくなっていたことがあった。
今は、毎日「ランチ」というスケジュールを13:00-14:00にいれている。社員はクライアントのアポの時間帯によって勝手に私の「ランチ」の時間をずらすのはＯＫ。また場合によってはランチ時間を長めにとって調整しているので、クライアントとのビジネスランチは逆に入れやすくなった。

・自分時間の確保
本当に忙しくなると、自分で自分のスケジュールを予約をするようになる。だいたい約束というのは他人とは守れても、自分とはなかなか守れないから不思議なものだ。14:00-16:00　来期事業計画作成と書けば、やらざるを得なくなる。スタッフも、仕事が本当に忙しくなると、「○○社納品のための追い込み作業」と２，３日スケジュールを自分で埋めたりする。そういう時は、「忙しいだろうけど２時間くらいなんとかしてよ」と個別交渉となる。

・何よりも振り返る事が出来る
アポの記録が残ることはありがたいことで、時々過去のスケジュールを眺めては、クライアントへの訪問回数が少ない とか、○○会議を１ヶ月も開いていないと反省している。

しいて気をつけなければいけないことを言えば夜の約束のことだ。
アポの時間と場所と人名は私の備忘録代わりに公開しているが、時々書き込むのが面倒で、でもダブルブッキングは防がなければいけないので「private」とだけ書き込むこともある。なんだか、その「private」と書いたアポは特別怪しいことをしているように見える（笑）
ちなみに「SMAP」と書いた時は、「大里さん、もう行かないとコンサート遅刻しますよ！」と親切に言われましたが。