用件をクローズするメールの返し方に迷う。あと１本、いや、やめとくか？
トラパパさんが「メールってのは本当に言葉遣いがシャープですわ・・・苦笑」とエントリを投稿していらっしゃいました。私も最近メールを書く手が「ピタッ」と止まる瞬間がありました。
例えばtwitterや口頭のやりとりだと
A.「こないだ飲み会どうもねー」
B.「いえいえこちらこそ。デザート美味しかったですね。」
A.「確かに。またこんど行きましょう。」
B.「ぜひ。今度は私の行きつけに。」
A.「おーいいっすねー。ではまた。」
B.「では。」←
みたいになるわけですが、メールだとこうもいきません。特に相手が自分よりも膨大なメールを処理していそうな人ですと、可能な限り短く、また本数が少なくなるように書くことが重要と思っています。とはいえ日本語のメールだと失礼にならない程度の短さが難しいです。以前にオルタナティブブログでマリコさんもこんなことを仰っていました。
「報告は結論からせよ」とスタッフに言う私も、文章になると、英語は結論から、日本語は起承転結の順番が一番すんなり来ると思っている節がある。
読んですぐわかるように、必要なことだけを、失礼でない感じに、また送った方に「この人いま忙しいのかな？悪かったかな？」と気遣わせないように、そのようにメールのコミュニケーションをしていくことは本当に難しいと思います。相手方のことを考えて必要最低限のメールは文章が短いわりに書くのに時間がかかりますし、気心の知れた相手に思いつくままこってりたっぷりメールを書くほうが早く書けるなんてことはよくあります。
特に自分が難しいと思うのは上で赤字にして”←”をつけた最後の「では」的なメール。口頭やtwitterならどれだけでも「ではまた！」なんて言いいやすいのですが、メールですとどうしても「了解しました」ですとか「またご縁がありましたらお願いします」だけのメールになってしまいがちです。
しかし送信先が目上の人や社外の方やお客様ですと「了解しました」だけでは送りにくく、何か気の利いた一言を、と思いがちです。ただ実際には何か話題を入れてしまうと相手方もそれに反応せざるを得ない感じで再クローズが発生してしまう、ということも。これって相手の方には負担ですよね。コミュニケーションに齟齬を発生させないための必要なコストと思っていただける方はいいのですが、「長っ尻」に感じられるのは避けたいところです。
私は相手から要件をクローズするメールを頂いた場合はできるだけ「了解しました」という用件のみの『クローズ了解メール』を送ることを基本としています。しかし相手の方がリアルにお会いしたことのある方で、今後も会う機会のありそうで、どうもブログやtwitterなど見るに忙しそうだろう、と思うときは相手からクローズいただくだけで終えるようにしています。
もちろん身内とのやりとりにおいては「忙しーんだよ！！！」というオーラをほのかに出すスキルも大切と思います（笑）