信頼関係が高まるビジネスメールシリーズその１～お断りメール

出した方がいいのに、意外と出していない大切なメールがあります。

ビジネスにおいてはメールはまだまだ大事な顧客とのコミュニケーションです。
そのメールをきちんと出すことで、信頼関係が高まります。

本シリーズでは、意外と出していないと思われる場面のメールに着目して、信頼関係が高まるメールとして
紹介していきたいと思います。

問い合わせたいことがあるときのメールは、自分から出します。
しかし、人に問い合わせをし、その結果のメールを出し忘れている場面はありませんか？

たとえば、こちらから何か依頼をするために相手先に見積もりをいただいた場合
その結果に対してお返事のメールを出していますか。

もちろん相手先一社に見積もりをお願いした場合は、必ず返しているでしょう。
しかし、相見積もりを複数社からとっている場合、そのうちの一社に決定したあと
残った複数社にお断りのメールを出していますか？

お断りのメールは
・書きにくい（話し言葉でもいいにくいものです）
・催促がないと忘れてしまう
という傾向があります。

しかし、そのお返事があるのと、無いのとでは相手に対する信頼が変わってきます。

今回は縁がなくとも、またいつかその相手とのご縁が必要になることもあるかもしれません。

もうかかわることが無いと思っていても、同じような業界や取引のなかで
会社の評判は共有されます。

「〇〇社は、見積もりだしても返事が無い会社だ」というようなことが
担当者の世間話に出てこないとも限りません。

メールひとつ出す手間を惜しまずに、今後のお付き合いを大切にしましょう。

誠意ある断りのメールで、相手に「仕方ない」でも「次にご縁があればいいな」と
思わせることができるようにしたいものですね。。

そのためには
・できる範囲で断る理由を具体的に説明する（金額面、内容、日時などの折り合い）
・次の機会があるようであれば、そのときにお願いする可能性を示唆する
・相手の評価できる良いところは伝える（品質が良い）

などを盛り込むとよいでしょう。
これがないと、とっても無機質な次回に期待のない断りメールとなります。
(むしろこれ以降の関係性を断ってもよいときは、無機質なメールがおすすめです）

文例を一つ紹介します。

ケース: 見積もりをいただいたが断る

～宛名、名乗り　省略～

先日はリーフレットのお見積りをありがとうございました。

残念ながら今回は、他社ですすめることになりました。
理由としては、御社のお見積りは金額的に今回の予算額を上回っていたことです。
今回のイベントでは、全体的に低予算で進めざるを得なくリーフレットに
かける金額もかなり抑えられてしまったことによります。

せっかくお見積りをいただいたのに、このような結果をお伝えすることになり
誠に申し訳ございません。

御社のリーフレットはデザインに優れていることも理解しております。

また今後もリーフレット作成の機会がありますので、その際は改めてご相談させてください。

～終りのあいさつ、署名　省略～

そういえば、先日見積もりを出した会社からのお返事がないなーと思って、これを書いています。