社内ソーシャル導入後の一番の課題は？～Yammer 「Working Social Tour in Tokyo」

1月28日、Yammerが開催したイベント「Working Social Tour in Tokyo」に参加してきました。このプライベートセミナーは、世界5か所で実施予定とのこと。東京は、サンフランシスコ、ニューヨークに次いで、三ヶ所目。

弊社では、無料版のYammerを導入していますが、現状の使い方としては、「お互いが気になる記事をシェアし合う」というところに留まっているので、それ以上の使い方が何かできないかと思い、参加しました。

「ソーシャル・ジャーニー～社内SNSを成功させるには」と題されたブレイクアウトセッションは、まさにそのような迷えるYammerユーザーにぴったりの内容でした。スピーカーは、シニアビジネスデベロップメントマネージャーの松原晶子氏。Yammerは、今はマイクロソフトの一部となりましたが、それ以前のYammer時代から在籍している方です。

Yammer導入後の一番の課題とそれを乗り越えるために
Yammer導入時、多くのお客さんが、「セキュリティは大丈夫？」、「炎上したらどうしよう？」といった相談を持ちかけてくるそう。しかし多くの場合、結局ふたをあけてみると、導入後の一番の課題は、「誰も何も書き込まない」こと。

これを乗り越えるために大切なことは下記の三つ。

１．ビジョンの定義
企業戦略に紐づいた適切なゴールを設定し、進捗状況を確認する。

２．ビジネスバリューを理解する

ソーシャルのもたらすビジネスバリューは、社員の士気を高める「エンゲージメント」、生産性を向上させる「コラボレーション」、「イノベーション」の促進の3点。例えば、エンゲージメントについては、知識の共有により、仕事に張り合いが出たり、企業内カルチャーが良くなること。「コラボレーション」は、部署間や地理的な制約を超えた連携ができること。松原さんの体験としては、マイクロソフトに買収された後、しばらくサンフランシスコと日本を行ったり来たりしていたが、その際も「Yammerの使用によって地理的な制約はあまり感じなかった」と。

３．スポンサーシップの確保　
「誰も書き込まない」を防ぐためには、スポンサーによる協力が必要。例えば、エグゼクティブに公の場できちんと、「Yammerを業務として活用する」と言ってもらう。そうでないと、真面目な社員であればあるほど、使わなくなってしまう。

その他、Yammer推進委員会を編成したり、パワーユーザーを特定してコミュニティーマネージメントを行ったりする等の活動が有効。

Yammer運用のコツ
その他、Q&Aであがった、主な運用のコツは下記の通り。

Q.　どうしても、若手は若手だけで盛り上がり、上位者は上位者だけで会話するというようになってしまう。どのように解消したら良いか？

A.Yammerチームでは、「ヤムジャム」という試み行っている。　簡単に言えば、Yammer上でのブレインストーミング。チームリーダ的な人がお題を出す。その上で、皆が自由に意見を出す。出た案に対して、リーダーがまた意見を返すなどして、「意見交換の場」を作る。

Q.　（ゴール設定について）企業だと定量化しろという話があると思うが、どのようにすれば良いのか？成功例でも失敗例でもあれば教えてほしい。

A.　効果測定の数値化が非常に難しい場合が多い。（Yammer外で）数値化できる項目を混ぜることがポイント。例えば、Yammerを導入したことで、コミュニケーションが効率化し、10人必要だったプロジェクトが5人で良くなったなど。「会議の数が少なくなった」という例は良く聞く。

Q.　ヨーロッパの本部から、何のビジョンもなく突然「Yammerを使え」とお達しが来た。どのように使えばよいか。日本と海外での使い方の違いなどはあるか？

A.　海外のオフィスとの間で、メール・電話だけだと、コミュニケーションが限られる。その点、Yammerを使えば、海外の人も「ちょっとこのグループなにやっているんだろう」など、気軽に覗きにくる場合がある。Yammerは機械翻訳が使えるので、他のオフィスでの会話を閲覧するだけでなく、質問ができる。遠距離の人でもリアルな関係になれることがメリット。

Q.　自由度と強制力のバランスが難しい。上司が言った方が良いのか、ボトムアップが良いのか？

A.　規制やルールは少なければ少ない方が良い。ただし、問題が起こった時にだれが対処すれば良いかを明確にしておいた方が良い。楽しみながらやれる雰囲気を作った方が良い。トップの人にスポンサーになってもらうことは大事だが、そこから強制というのはあまり良くない。あたたかく見守りながらも、楽しく使ってもらえるような雰囲気を作る。

また、上記ブレイクアウトセッションではありませんが、パネルディスカッションでのある方の発言が気になりましたので紹介します。

「人はアウトプットをするときに学ぶ。そういう体験をソーシャルを通してしてほしい」

これには私も全く同感です。例えば、弊社の中では、「気になった記事をシェアする」ことが主なYammerの使い方です。ここで、「なぜ私はこの記事をメンバーに紹介したいのか」を一言添えることによって、その内容がより頭の中に定着するのではと感じます。そして、会社内での立場に関わらず、気軽に投稿出来たり、意見を出し合えたりするのが社内ソーシャル活用の利点かなと思います。

関連情報
「企業を臨機応変な組織へ」、マイクロソフトがYammerの3つの利点を語る（クラウドWatch、2014年1月29日）
http://cloud.watch.impress.co.jp/docs/news/20140129_632790.html

上記は、2014年1月28日時点の情報です。