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パート2:知らないと大損する、ごく当たり前な事務作業のコツ

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知らないと大損する、ごく当たり前な事務作業のコツ7つというブログを以前書いたら意外と支持していただいたので、今日は久しぶりにその続編です。万人に当てはまるものではないかもしれませんが、私の友人・知人が当たり前にやっている内容や自分が気づいた内容を紹介させてください。

8. 依頼メールは朝送る。週末や夜中に相手への依頼をしてから帰らない
よく、18時とか19時に誰かにお願いをして「さあ、仕事が終わった」と帰宅する社員がいますが、これはイマイチな方法です。自分が帰る時間は基本的に相手も帰る訳で、翌朝出社しても、お願いした物事は終わっていません。朝にお願いをしておけば、相手がその日の営業時間内に対応してくれる可能性が高まります。逆に海外と仕事をする時は時差をうまく活用して相手の朝が来る前に依頼をしておくのは有効です。北米とのやり取りでは、金曜の夜にお願いをしておくと月曜出社時には返事が来ています。日本の月曜は北米はまだ日曜なので、月曜に連絡をしては、返事をもらうまでに1日ロスしてしまいます。但し本件、双方が土日も関係なく働く職種であれば有効かもしれませんが。

9.依頼をしたら結果を返す、紹介してもらったら結果を返す
「見積り取ってもらえませんか?」とよく言われます。怖いのは頼み事に相手の工数がかかることを知らない人が多い事。私の場合、出版社等に広告やイベントの見積りを依頼して、頼んで来た人に結果を返したりしますが、「ありがとう」だけで進捗がない場合に「どこがダメだったのか」というフィードバックがもらえないことがあります。「あの人お願いばかりで結果を全然知らせてくれないから、今回は出さなくていいか」になりかねません。関わった人は結果が気になっているものです。(実はこれが自分もなかなか出来ていない事があり、書く資格がないのですが・・・)仕事で関わっている人にはできるだけ結果を返したほうがその後の付き合いにつながります。結果を返さないでまた頼み事は難しくなってしまいます。

10.許されるのは3回まで

毎回同じところで間違える人がいます。頼んだ内容を忘れる人(対策→頼まれたらTodoリストに入れたり、カレンダーに入れてアラートがでるようにしたり)、いつも同じ誤字を繰り返す人(対策→誤字のリストを作っておき、提出前にチェックする)、いつも同じ過ちばかりだと、上司は次の仕事を教えたいのに「まだ出来るようになってないな・・・」と思いかねませんし、何かのプロジェクトに抜擢する場合も「あの人はミスが多くて仕事が粗いから外そうか」となりかねません。だれでもうっかりミスはあります。私もうっかりミスがあります。でも、減らせるのなら減らしたいところです。

11.自分がCCされているメールは、読むもの、読まないものを決めておく

自分が担当している案件で、やたらとCCが好きな人がいたりすると、大量にメールがCCされてきます。このときに全部読んでいてはきりがありませ ん。メンバーを見て、中心になって進めている人がいて、滞りのない内容であれば、斜め読みで大丈夫です。ただし、流れを一旦追いかけてほしいのは、まだ知 り合って日が浅い人たちとのやり取りです。お互い仕事のスタイルや常識も違うために、どんな風に進んで行くのかを把握すると後の仕事がやりやすくなりま す。

12. メールの文面で主語をはっきりさせる

メールで仕事のやり取りをすることも多い時代です。英語だと主語がわかるのですが、日本語の場合主語が省略される事も。すでにツーカーの仲であれば 良いですが、仕事で主語がないと誤解を招く可能性があります。「期限に間に合いました」と書いてあり、お互いに違うものを指していたら悲劇です。「例のお 客さん取れました」で、10万円の客の事なのか1000万円の客の事なのか誤解があったらトラブルの元です。何をどうするのか、を明確にしたいものです。 知人のある企業では電子メールは英語です。言葉がストレートすぎてしまうこともあるようですが、簡潔に要件が伝わるようです。

13. プラスαで返す

資料の印刷を頼まれたら、ソートが必要な内容か、ホチキス止めがいるのか等、指示されていなかったら目的を確認して、どこまでやるかを明確にして、完成させて相手に渡すようにします。原稿を見て、フォントが揃っていない、ページが抜けているなどがあれば「このままでよろしいでしょうか?」などと聞くのもありです。「この人はよく気づくから、もっと仕事の範囲を広げよう」と思ってもらえたら、いろいろなことをまかせてもらえるようになる可能性が高まります。

14. 先回りしておく

例えば、セミナーの準備と思われる作業を頼まれたら、前回同じく頼まれたアンケートの印刷(日付を変える)、運営マニュアルの改訂なども先回りしておくのも良さそうです。ただ、これは上司のキャラにもよるのですが、先回りの準備をしておくだけでも仕事の段取り力が強化されると思います。

ここからは若干事務作業からは離れた番外編です。ご了承ください。

15.失敗談を踏襲しない

「この方法をやると、リードが取れません。なぜなら・・・」と説明を聞いたにもかかわらず「やってみたら大失敗でした」という人がいます。経験者の失敗談を聞いたのに「自分で確かめた」パターンです。経験者の失敗談や見解を聞いたら「それが妥当なのか」をシミュレーションし、自分がその失敗をしないための方策を見いだせない場合は、実施しないほうが賢明です。広告・イベントなどの費用が発生する試みで、ある程度の冒険をするのはアリかもしれませんが、まったく地図も食料も持たずにみやみに飛び出す行為はNGだと思います。

16.提案を待たない

外から売り込みの提案を待つだけの人がいます。能動的に「一緒に組みたい」会社を探さないと、営業ばかりが巧みな企業の戦略に飲み込まれ、おだてられて気持ちよくなり、効果の出ない広告費や展示会費を使ってしまうと、最終的に自分の社内での評価も下がってしまいます。知人は同業他社のイベントに行き、その的確な運営ぶりに感銘し、運営会社を教えてもらってそこに発注しました。小さい会社は積極的に営業してきません。クチコミで広まるような優れた企業を見つけず、お値段の高い大手企業の提案を待っているだけでは、損をしてしまいます。(注:営業をしている大手企業のすべてがお値段が高いと言っているわけではありません。誤解のないようにお願いします)評判を聞いたり、ネットで見つけておもしろそうな会社や個人に自分からコンタクトしてみるのもありだと思います。

14.エレベータやエレベータホールで打ち合わせしない

「あのジジイは俺が丸め込むから」などという会話をしていた男性2人組が自分と同じフロアで降りた時の気まずさ。彼らは受付に向かって歩いて行きました。このような会話は、誰がきいているかわかりませんし、要注意です。客先近くのカフェも電車も、不用意な会話は慎みたいものです。ネットにヤバい事を書くなという話もそうですが、リアルの会話もネットにかけないモノを公共の場でしてしまって良い事はありません。

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